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La parte m�s importante en cualquier conferencia es la preparaci�n. Antes de comenzar una audio conferencia deber�a:

• Establecer una agenda y publicarla (en una web, por e-mail, bscw, etc...) para todos los participantes.

• Asegurar que todo el material escrito o gr�fico de ayuda se distribuya a todos los participantes.
• Publicar las reglas que se van a seguir y el material requerido (micr�fonos, software a usar, etc)
• Listar los resultados que se obtienen y archivarlos.
• Priorizar temas a tratar.

Aspectos organizativos

• Designar un moderador para las sesiones
• Empezar con un rueda de presentaciones de los asistentes
• Definir unas minimas normas de organizaci�n de la sesi�n : turnos de palabras
• Ser�a interesante tener todos los sistemas (audio video etc) preparados antes de compezar la sesion con el objeto de reducir posibles problemas t�cnicas durante la sesi�n

1. Para audioconferencias:

   Como oyente, respete al hablante estando atento a su presentaci�n y preguntas.

   Como hablante realice preguntas, busque la realimentaci�n de la gente y llame la atenci�n si se producen conversaciones laterales o perdida de atenci�n.

   Existe un ligero retraso en la transmisi�n de la se�al de audio. De a los participantes la posibilidad de responder a preguntas y comentarios.

   Evite toser o estornudar sobre el micro. No hacer sonar los dedos, hacer ruidos con papel o desviar la conversaci�n. Los micr�fonos son muy sensibles y captan cualquier ruido.Intentar mantener cerrado el micr�fono mientras no se est� interviniendo.

2. Referente a texto y gr�ficos:

   Es el uso de una herramienta de videoconferencia para compartir archivos o presentaciones o textos durante una audio conferencia.

   Se requiere la misma preparaci�n que en una audioconferencia. Puesto que el chat es compartido, deber�an seguirse las mismas reglas de etiqueta en la red comunes en comunicaciones electr�nicas. Cuide las formas, evite el uso de may�sculas que se entienden como gritar. Y si nesita comunicar al a alguien escr�bale en privado haciendo doble click en su nombre el la ventana de chat para evitar molestar a los dem�s participantes.

   Si la videoconferencia ha comenzado y tiene problemas de tipo t�cnico es preferible escribir en la ventana de chat para no interrumpir al resto de intevinientes.

3. Videconferencias:

   Una adecuada preparacion, introducciones y publicar las reglas generales son pasos importantes antes de empezar la videoconferencia. Hay algunos factores adicionales que deber�a considerar antes de empezar la videoconferencia.

   1. Ayudas visuales

      Una buena idea es distribuir las ayudas visuales a los sitios distantes como medida de respaldo. Esto no es siempre posible y admem�s quedr� que los participantes se centren en la presentaci�n v�a videoconferencia. Considere las siguientes ideas para crear ayudas visuales:

      • La fuente m�s peque�a recomendada en PowerPoint es 32

      • Se recomienda usar la fuente Arial o Futura
      • Use un fondo neutral, facil de leer y apropiado al color del texto (el fondo azul es el mejor)
      • Evite gr�ficos que no tenga relaci�n directa con la presentaci�n.
      • Use gr�ficos para hacer la transparencia interesante pero no abuse de ellos.
      • Dise�o. Intente crear un aspecto interesante para cada presentaci�n y use un camino l�gico para la aparici�n de textos y gr�ficos.
      • Regla del siete. Limite sus transparencias a 7 lineas cada una de las cuales no deber�a tener m�s de 7 palabras.

   2. Comportamientos/apariencia

      • Planee la situaci�n visual para el receptor.

      • Las videoconferencias capturan el lenguaje corporal adem�s del verbal.

      • Sea usted mismo, hable con naturalidad e imagine que los participantes est�n en una mesa alrededor suyo.

      • Identifiquse cuando sea necesario. Es conveniente colocar un cartel que indique su nombre y el centro en donde se encuentra.

      • Haga pausas de vez en cuando para que los otros participantes puedan hacer comentarios.

      • Tenga cuidado de donde enfoca la camara. Puede salirse de camara f�cilmente sin darse cuenta en mitad de una discusi�n.

      • Llegar como 15 minutos antes de la hora de inicio.

      • Si va haber varios participantes que no se conocen, empezar la sesi�n present�ndolos.

      • Intente dejar los temas que surjan y no est�n en la agenda para futuras videoconferencias.

      • Concluir a tiempo, permitiendo unos minutos para despedirse.

4. Vestimienta

• Evitar grandes cuadros e impresiones que pueden aparecer enfatizados en pantalla.

• Los colores pastel son preferibles al blanco, que puede deslumbrar.

• Si va de blanco una chaqueta oscura ayuda a reducir el deslumbramiento.

• Vigile las prendas con tramas finas para evitar el efecto moir�.