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Introducción

Ser administrador de una lista de distribución de RedIRIS es algo que hay que tomárselo en serio. Ser administrador es también ser moderador, director, coordinador etc y además tener unas responsabilidades de cara a RedIRIS y a sus objetivos. RedIRIS con el Servicio de Listas de Distribución intenta ofrecer un servicio a la comunidad académica e investigadora espa√±ola y en general la la comunidad hispanohablante. RedIRIS delega en el administrador las labores de moderación del colectivo interesado en una temática particular.

RedIRIS pretende que el usuario sea activo y no pasivo, que participe en lugar de escuchar y por lo tanto que comparta sus problemas, experiencias y conocimientos enriqueciendo la calidad de una lista.

Siendo la principal labor del administrador el hacer que el foro sea de interés y útil a los suscriptores es necesario tener algunos conocimientos de la gestión de la lista. Los básicos: altas, bajas, uso del servidor del ficheros y archivos. El ampliar los conocimientos con nuevas facilidades que permite el LISTSERV podría ser útil a la lista y su calidad. Cualquier inquientud con respecto a la lista se debería de consultarse a redIRIS para estudiar la viabilidad.

La calidad de una lista es algo difícil de medir y no tiene porqué ir asociado a una gran cantidad de contribuciones ni un gran número de suscriptores. En mi opinión personal los parámetros para medir la calidad de una lista podrían ser:

• Contribuciones de calidad.
• Preguntas siempre respondidas.
• Suscriptores con buenos conocimientos de la materia y ánimo de participar.
• Moderador siempre dispuesto ayudar.
• Gran número de participantes no siempre los mismos.
• Informacion útil
• Diálogo productivo para todo el foro.

Lo que desde luego no es de recibo y en aras de una optimización de los recuros de RedIRIS, es que una lista esté durante meses inactiva o apareciendo algún mensaje del tipo "¿ Hay alguien ahí ? ". RedIRIS intenta no eliminar estas listas y seguir insistiendo para que la lista continue avisando al administrador e intentar aconsejarle. RedIRIS nunca está interesada en que una lista desaparezca. Cuando el administrador y solicitante de una lista se da cuenta que la lista está muerta debe de intentar pasar el testigo a otro u otros moderadores, por ejemplo a través de la lista y si alguien acepta recogerlo hacerselo saber a RedIRIS (listman@rediris.es).

A veces es intesante que en lugar de un solo administrador haya un grupo de personas que aporte ideas para orientar el rumbo correcto una lista de distribución.

En definitiva una lista de distribución es una herramienta que bien llevada puede ser extremadamente útil al colectivo hacia el que va dirigido y que se debe de aprovechar.

Responsabilidades básicas

El Servicio de Listas de RedIRIS tiene mas de 500 listas y sobre 200.000 suscriptores en el momentos de escribir este documento. En base a una mejor gestión de las listas, RedIRIS solicita ciertas responsabilidades por parte del administradores:

• Eliminar las direcciones incorrectas de correo electrónico suscritas a la lista.

• Estimular discusiones de interés en la lista.

• Dar soporte a los nuevos suscriptores.

• Trabajar para la creación de documentos sobre cuestiones frecuentamente preguntadas en la lista.

• Ponerse encontacto con listman@rediris.es acerca de cualquier problema con la lista.

• Las cuestiones sobre el funcionamiento del servidor, ideas, dudas etc deberían de ser enviadas a la lista ADMIN-L@LISTSERV.REDIRIS.ES a la que todo administrador debe de estar suscrito.

Divulgación de la Lista

A buen seguro que la mayor parte de las personas que trabajan en la temática que trata la lista ignoran o desconocen la existencia de la misma. Algunos consejos para publicitar y promocionar tu lista, aparte de los que ya hace RedIRIS por otras vías conocidas son:

• La divulgación y promoción de la lista debería de ser recordada de forma frecuente no sólo al inagurarla.

• Divulga la lista en cualquier oportunidad que tengas. Por ejemplo podrias poner la direccion de la lista en tu tarjeta de presentación o en tu firma electrónica.

• No pierdas la oportunidad de publicitar tu lista escribiendo artículos. Coge la informacion que necesites de:
  http://www.rediris.es/list
  o solicitandola a listman@rediris.es

• Si te lanzas a ofrecer una charla y quieres hablar de tu lista no dudes en ponerte en contacto con RedIRIS para ayudarte a elaborar la presentación.

• Coloca en el bloque de tu firma que aparece en todo tu correo, una referencia a la lista.

• Repasa la información que de tu lista existe en:
  http://www.rediris.es/list/info/nombre_lista.html

• Implica a los uscriptores de la lista en la divulgación y promoción de la misma.

• Pide permiso para divulgar tu lista entre otras listas o grupos de news con la misma temática. Recuerda pedir permiso al administrador.

• Comenta a tus colegas y personas afines a la temática de la lista la existencia de la misma.

Estimular la discusión

Si a pesar de haber divulgado la existencia de tu lista por todos los medios a tu alcance no hay actividad en la lista o hay muchos suscriptores pasivos y sigues interesado en luchar porque considera que la temática tiene cabida y hay personas suficientes para aumentar lso contenidos, aquí van algunos consejos:

• No asumir que los suscriptores saben usar el servidor de listas de RedIRIS

  Recuerda que todos hemos sidos novatos alguna vez, y probablemente muchos de los suscriptores sólo estén suscritos en tu lista. Recomienda la lectura de la documentación sobre LISTSERV que hay en el Web de RedIRIS.

• Escribir una buena introducción y/o mensaje de bienvenida con los objetivos de tu lista.

  Todos los suscriptores recibieron una mensaje con información de la lista y del uso del LISTSERV. Esta información que podrás recogerla enviado la orden: GET nombre_lista.welcome , deberías repasarla y si la corriges enviala a: listman@rediris.es

• Además también podrías rehacer la información que de tu lista hay en las páginas Web de RedIRIS en
  http://www.rediris.es/list/info/nombre_lista.html

• Enviar recordatorios periódicos.

  Podrías enviar cada cierto tiempo mensajes bien formateados recordando los objetivos de la lista y la forma de usarla.

• No dejar preguntas o consultas sin contestar.

  Regla de oro:

  TODOS LOS MENSAJES ENVIADOS A UNA LISTA DEBERÍAN SER CONTESTADOS

  Es decir ningún mensaje tipo pregunta o consulta debe de quedar sin contestar. Por defecto el responsable debería de hacerlo SIEMPRE, en caso que detecte que nadie haya respondido. Si el administrador no conoce la respuesta siempre puede hacer una referencia amable a otra o lugar donde se puede encontrar información para la respuesta.

  Es importante que los miembros de una lista se den cuenta que el foro donde está suscritos es útil y lo pueden utilizar como una herrameinta de trabajo. Además si todas las preguntas son contestadas cada vez más usuarios también lo haran.

  ¿ Qué hace un usuario que envia una pregunta de interés a la lista y después de varios dias no obtiene ninguna respuesta ? Se da de baja o se olvida de la lista porque no le es útil. Esto es lo que habría que evitar.

  Este consejo es interesante sobre todo en listas poco activas, las que ya tiene su propia inercia hacen precisamente esto que acabo de comentar.

  • Colabora y coordinate con otros colegas mas activos para que animen y lideren la lista.

  • Piensa y envia mensajes a la lista que provoque la discusión.

    Por ejemplo temas relacionados con la ética, moral, ideología, política, etc despiertan interés en cualquier foro.

  • Anima a los suscriptores a contribuir. Si la lista es peque√±a puedes hacer que se presenten ellos mismos para que pierdan el miedo.

  • Elogia y alaba a los miembros que envian aportaciones a la lista y comenta sus mensajes de una forma relevante.

  • Reenvia a tu lista mensajes selectivos de interés procedentes de otras listas.

  • Envia a la lista eventos, conferencias, reuniones etc y sus resumenes si fuera posible.

Qué hacer si es demasiado activa

Si en lugar de tener problemas de inactividad tienes una lista con demasiada carga de contribuciones hace cause un grave deterioro a la misma y la desuscripción de muchos usuarios que no soportan la carga de los mensajes. Lo ideal es una lista muy activa y que cada una de aportaciones sea de calidad, pero esto no suele ser así.

¿Qué se puede hacer?

• Recomendar el uso de las opciones tipo INDEX o DIGEST , pues de esta manera se recibirá un solo mensaje diario con un resumen escueto (index) o completo (digest). la forma de implemntarlo por parte de cada suscriptor es con la orden:

  set nombre_lista index

  set nombre_lista digest

  la opcion por defecto es MAIL:

  set nombre_lista mail

  Esta opción hay que recomendarla con precaución y sólo en los casos de usuarios que se den de baja por exceso de tráfico. El uso de esta opción favorece la aparición de suscriptores pasivos sólo interesados en escuchar.

• Escribir documentos para el buen uso de la lista que podrán ser incluidos en los mensajes de bienvenida,resaltando los siguientes consenjos:
  1. Las contribuciones deben ser enviados con el campo subject (tema:) relleno de forma adecuada y con temas relacionados con la lista.

  2. Redefinir la política de la lista y obligar a que las réplicas sean personales en lugar de a la lista, recordando al usuario que envie resumenes de las respuestas recibidas.

  3. Recuerda a la lista que no se envien preguntas triviales (Hola, dame de baja de esta lista etc).

  4. A veces el silencio en una lista puede ser bueno, sobre todo en las listas que arranca deben de conseguir una masa crítica antes de empezar a trabajar.

• En caso de que se viera la necesidad por parte del administrador y bajo sus requerimiento RedIRIS podría habilitar un sublista mas especializada. Para llegar a este punto sería necesario vigilar si la lista continua siendo activa durantes mucho tiempro o es una racha temporal y pasajera.

Suscriptores con problemas

Debe de evitarse que los suscriptores envien mensajes sobre el funcionamiento del servidor de listas, LISTSERV, pues despistan y enturbian el correcto devenir de la lista. Algunos consejos:

• Se debe de ser tolerante con los suscriptores que envian mensajes a la lista como: darse de alta, baja etc. Hay que responderles de forma personal.

• Los que envien mensajes deseando darse de baja de la lista debe de hacerlo el administrador enviando la orden:
  del nombre_lista direccion@email

• Debes de disuadir, a los que envian mensajes agresivos pues puede disuadir a nuevos suscriptores de enviar contribuciones. Hadlo de forma particular y nunca a la lista.

• Podría ser interesante recordar, de vez en cuando, a la lista los objetivos de la misma para evitar mensajes no relacionados con los tópicos de la misma.

Información comercial en la lista

El servidor de RedIRIS tien dos niveles de protección:

1. Nivel del Servidor. Están implementados filtros muy efectivos para evitar que usuarios envien spaming a muchas listas.

2. Nivel de lista. Sólo pueden enviar a la lista los que previamente se han dado de alta en ella y han realizado de forma correcta la confirmación de su dirección.

Este es un tema muy importante y a veces controvertido, la linea es oscura entre lo que es publicidad pura y lo que publicidad de interés para los objetivos de la lista. RedIRIS puede dar de baja una lista de distribución si la información que se distribuye por ella está lejos de los objetivos iniciales de la misma.

Eres tú como administrador quién debe de discernir entre lo que es publicidad o lo que es información comercial racional útil a la lista. Aún en este último caso también se debe de controlar. No se puede permitir que un fabricante de piensos envie continuamente información de sus productos y precios a la lista VACAS-L, por ejemplo.

Este tema debeis de atajarlo de raiz pues se expande con facilidad.

Orden de medidas a tomar:

1. Avisar al infractor de forma personal que no vuelva a enviar ese tipo de información.

2. Darle de baja de la lista si reincide

3. Si se da de alta de nuevo y continua, ponte en contacto con RedIRIS para que filtre sus dirección.