Aplicaciones de herramientas groupware a traves Internet: BSCW. Su utilidad en las Comunidades Virtuales de Usuarios

Aplicación de herramientas groupware a través de Internet: BSCW. Su utilidad en las Comunidades Virtuales de Usuarios

Por Jesús Castillo Vidal

Resumen: Normalmente, Internet ha sido considerada como una gran base de datos de cobertura global más que como un lugar en donde poder llevar a cabo un trabajo concreto. En este contexto, herramientas clásicas como el correo electrónico y las listas de distribución no son capaces de ofrecer un mayor soporte para la realización de trabajos en grupo a través de la Red. En este punto es donde se están desarrollando las aplicaciones groupware para Internet, que ofrecen a los usuarios el pilar básico desde el cual promover el trabajo colaborativo a través del web. Entre estas herramientas podemos encontrar BSCW, que ofrece un soporte idóneo para la creación de zonas en donde compartir documentos comunes.

RedIRIS, en su apuesta por la creación de recursos informativos de carácter docente y científico a través de Internet, ofrece este programa como una nueva aplicación que favorezca el auge de las Comunidades Virtuales de Usuarios, entendidas como lugares desde los cuales se impulsa el trabajo colaborativo. BSCW aporta principalmente apoyo para la creación de zonas en donde poder instaurar un trabajo compartido con otros usuarios a través de la Red. Mediante el establecimiento de unos parámetros de seguridad se garantiza la protección de la información contenida en esa zona de trabajo. Además, entre sus ventajas está el hecho de que es perfectamente compatible con diversas plataformas. Aunque el trabajo no se establece de manera sincrónica (BSCW está basado en el protocolo HTTP de intercambio de información y en una estructura cliente-servidor) ofrece una serie de herramientas que sustituyen, de algún modo, ese tipo de intercambio. Así es posible que los miembros pertenecientes a una misma zona puedan estar siempre informados de lo que ocurre en ella. Se comentan dos posibles aplicaciones:

  • Como apoyo para el desarrollo de una revista electrónica.

  • Como un método de asistencia a la docencia a través de Internet.

Para finalizar, se analizan brevemente otros programas similares disponibles actualmente dentro de las aplicaciones de este tipo de herramientas.

1. GROUPWARE: SOPORTE PARA EL TRABAJO EN GRUPO.

Es indudable que los frutos del trabajo en colaboración son mayores que los conseguidos a partir del que se elabora individualmente, y esta cuestión es especialmente importante cuando se trata de realizar tareas dentro de una empresa u organización. Gracias al software para el trabajo en grupo es factible la mejora del rendimiento en general de todo el proceso productivo y su mayor aportación es hacer posible que diferentes personas puedan trabajar de forma compartida con una misma información y cooperar estrechamente en el desarrollo de proyectos. Este tipo de herramientas está lo suficientemente difundida en un entorno no tan amplio como el web, sobre todo en las Intranets corporativas1. Dentro de este contexto, las funciones básicas que se consiguen llevar a cabo con su utilización son, según Hills, las siguientes2:

  1. Ayuda a que dos personas, o más, trabajen juntas.
  2. Permite compartir conocimientos y experiencias.
  3. Automatiza sus actividades.
  4. Ayuda a crear una memoria de la organización.
  5. Aúna geografía y tiempo.

Es una herramienta poderosa que permite compartir toda clase de conocimiento relativo a una organización y facilita el movimiento y control de la información que se manipula constantemente. Los módulos que integran para ello son, principalmente:

  • Calendario y planificación.
  • Videoconferencia.
  • Sistemas de reunión electrónica.
  • Pizarra electrónica y conferencia de datos.
  • Conversación (chat).
  • Correo electrónico.
  • Conferencia y grupos de noticias.
  • Almacenes de conocimiento.
  • Escritura en grupo y edición compartida.
  • Flujo de trabajo.

El groupware aporta soluciones para cada uno de los momentos o situaciones que puedan producirse durante la evolución de esta colaboración. De tal forma, integran sistemas que facilitan su realización, coordinación y la comunicación de eventos, noticias, nuevas ideas, etc. Los últimos dos puntos son fundamentales cuando se trata de compartir operaciones y documentos, por lo que su implementación es esencial. El intercambio de información, su gestión y control, la notificación de toda clase de actuaciones, utilización del conocimiento almacenado referente a la organización, etc., todo ello constituye el núcleo central del trabajo en los sistemas groupware.

La mayor parte de estos modelos incorporan funciones workflow para la automatización de las fases y tareas del trabajo en grupo. Mediante esta técnica es posible direccionar la información y controlar automáticamente su flujo a través de todos los niveles organizativos de una empresa o institución por medio de grupos de reglas y formularios. Workflow y groupware trabajan conjuntamente para la consecución de objetivos comunes y, aunque ambos conceptos son diferentes, se complementan a la hora de ofrecer sus servicios. De cualquier forma, cada uno de ellos ha sufrido un desarrollo paralelo, y si bien en sus inicios se consideraron parte de un mismo concepto, su evolución independiente ha propiciado su diferenciación.

A pesar de las ventajas que presentan, su uso no ha sido generalizado en las organizaciones en donde se desarrollan este tipo de tareas. Las razones habría que buscarlas en el alto coste tecnológico y económico que supone su implementación, así como el problema que surge entre sus empleados al enfrentarse a un nuevo modelo de trabajo distinto del habitual. Este último punto es posible solucionarlo mediante la información y la instrucción adecuada sobre sus técnicas; sin embargo, en lo referente al gasto económico, cada empresa deberá sopesar cuales son las ventajas e inconvenientes en el momento de aplicarlos. Es en este contexto en donde se puede ver el valor real del sistema BSCW (Basic Support for Cooperative Work): es capaz de realizar prácticamente todas las capacidades del groupware y las básicas del workflow de forma eficaz, pero sin el importante coste que requieren éstos, tanto económica como tecnológicamente hablando. Así pues, su objetivo principal es ampliar el concepto de trabajo colaborativo y aplicarlo al web, pero siempre con el mínimo impacto en ambos sentidos.

1.1. Groupware para Internet.

Cada día es más frecuente que profesionales pertenecientes a diferentes universidades, instituciones o empresas lleven a cabo investigaciones aparte de las funciones normales que realizan en sus lugares habituales de trabajo. Aunque la Red aporta una serie de instrumentos para esta colaboración, se hacía necesaria una herramienta capaz de crear en el web un espacio compartido en donde desarrollar y mantener almacenados proyectos comunes de forma totalmente fiable y segura.

Hasta el momento, el sistema más utilizado para manipular documentos, de forma mas o menos paralela, ha sido el correo electrónico y, sobre todo, las listas de distribución. El envío de ficheros a partir de ellos es constante y junto con el servicio de news constituyen básicamente la oferta de Internet para el trabajo en grupo. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que no se hace en un área específica para ello, sino que simplemente hay un movimiento de información de un lugar a otro de la Red y esta situación plantea el problema de que las diferentes versiones que se crean progresivamente de un mismo fichero no están controladas en un único espacio ni accesibles en cualquier momento a todos los posibles participantes.

Otra herramienta, como lo es el chat, no ha contado hasta ahora con la aceptación por parte de la comunidad científica y profesional. La razón, según Coma del Corral, es que ha estado desde su creación más enfocado al entretenimiento que al trabajo técnico propiamente dicho. No obstante, no puede negarse que es el método más eficaz que Internet pone al alcance de sus usuarios para la comunicación a tiempo real sin que esto conlleve un gasto tecnológico alto. No es menos obvio que este sistema no es el más apropiado para difundir una información relevante fruto de una investigación rigurosa. De cualquier forma, tampoco debe de despreciarse su uso simplemente por las implicaciones negativas que conlleva y es necesario saber encontrar aplicaciones dentro de un contexto científico que aproveche sus posibilidades reales de interacción.

Con la proliferación de las comunidades virtuales de usuarios de carácter profesional, la necesidad de dar soporte a ese trabajo interinstitucional es cada vez más importante. La característica principal de cualquier CVU científica debe ser la de ofrecer las herramientas adecuadas para que se lleve a cabo una labor que aspira, día a día, a ser cada vez más colaborativa y, sobre todo, que fomente la participación de un mayor número de personas.

En el ámbito del web este software no se encuentra tan perfeccionado como en el caso de las redes corporativas: Plaza 2.0, Web4Groups, HyperNews, Action WorkflowMetro, Webpost SDK3 son algunos ejemplos, aunque no presentan sus ventajas ni su grado de desarrollo. La razón principal habría que buscarla en la propia filosofía del web: al estar basado en el protocolo cliente-servidor de transmisión de datos HTTP, la comunicación simultánea cliente-cliente no es factible y el trabajo sincrónico con un mismo documento no siempre es posible de realizar. Dentro de esta familia de programas se encuentra el que es objeto de análisis en este trabajo, BSCW, que RedIRIS ofrece, entre otros servicios, para su aplicación al colectivo de Comunidades Virtuales Científicas (CVCs)4 y desarrollado por el GMD-FIT (German National Research Center for Information Technology)5.

Básicamente aporta las siguientes ventajas en lo referente al desarrollo de tareas en grupo a través de la Red:

  • Creación de zonas para el trabajo colaborativo entre varios miembros (que pueden, o no, estar lejanos geográficamente o pertenecer a diferentes organizaciones) desde donde compartir documentos para llevar a cabo proyectos comunes.
  • Entrada restringida a esas áreas mediante un acceso controlado, permitido solamente a miembros previamente registrados y, en los casos que sea necesario, limitar sus posibilidades de manipulación de la información.
  • Documentos siempre disponibles para todos los componentes del proyecto en cualquier momento, pues se encuentran almacenados en el servidor BSCW y no en ordenadores locales.
  • Permite almacenar en un mismo espacio todos los tipos de objetos que puedan resultar útiles en el desarrollo del trabajo colaborativo: documentos de texto, bases de datos, imágenes, sonidos, anotaciones sobre los mismos, comentarios, listas de direcciones, etc.
  • BSCW hace posible entender el web como un lugar en donde manipular la información y no sólo leerla o tener acceso a ella, pues admite su modificación.
  • Una vez que se ha creado un documento concreto y quiere hacerse público, es muy fácil disponer de él desde cualquier página web mediante la inclusión de su URL, sin necesidad de abrir una cuenta FTP.
  • Puede convertirse en la puerta de acceso a reuniones o citas entre los miembros, ya sea en encuentros presenciales o a través de la Red (chat, videoconferencia) pues ofrece los medios básicos para realizar sus convocatorias.
  • Presenta ciertas aplicaciones que pueden ser entendidas dentro de un contexto de workflow o flujo de información como lo es el hecho de que integra herramientas de comunicación de eventos entre sus miembros.

Las ventajas sobre el correo electrónico son evidentes ya que, principalmente, con este medio lo único que se produce es una trasferencia de documentos de una máquina a otra. Jesús Sanz de las Heras establece las diferencias básicas entre uno y otro método de la siguiente forma6:

  • Se puede tener un espacio compartido para fomentar el trabajo en grupo, de modo que se pueda almacenar en una página web información relevante y además, que otros usuarios que lo comparten puedan ampliarla.
  • Permite bajar y subir documentos a través de un navegador de Internet.
  • No se necesitan cuentas de acceso en FTP para transferir documentación privada.
  • Se optimizan recursos transfiriendo documentos extensos vía e-mail.

De cualquier forma, un sistema no tiene por qué excluir al otro, es más, ambos se complementan a la hora de ofrecer apoyo a este tipo de trabajo, ya que el correo electrónico es utilizado por BSCW para la automatización de ciertos procesos de comunicación entre los miembros.

Para concluir con esta pequeña introducción, decir que su origen habría que buscarlo en el proyecto Coopwwwproject7 (Cooperation Support Using the World Wide Web) y Cesar8 (Collaboration Environment and Service Achitectures for Researches) pertenecientes al Programa de Aplicaciones Telemáticas de la Comisión de la Unión Europea. A partir de ambos se buscaba la creación de herramientas síncronas y asíncronas multimedia para establecer un trabajo de colaboración en el web. Actualmente, BSCW recoge parte de los frutos obtenidos en dichas investigaciones y su primera versión apareció en 19959 y ha obtenido un gran éxito en cuanto al número de usuarios ya sean personales, empresas, universidades, etc.

2. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA EL TRABAJO CON BSCW.

Existen principalmente 2 formas para empezar a trabajar con BSCW. Una opción es ser invitado por algún miembro de una zona de trabajo que ya se encuentre abierta. En este caso, el registro se realiza mediante un formulario que se envía por correo electrónico, en donde se establece el identificador y la clave de acceso. En cuanto al servidor local BSCW de RedIRIS, se están habilitando zonas para su uso en cada una de las CVCs. En lo referente a la de Documentación10, se está analizando la política a seguir en cuanto al desarrollo de este sistema para otorgar las áreas correspondientes e imponer unas normas o reglas de utilización. Aquellas comunidades que ya posean este servicio, lo podrán ir desarrollando paulatinamente de acuerdo con sus propias necesidades, la incorporación a ellas dependerá, por tanto, de cada uno de los administradores y la demanda de los usuarios.

Como ya se ha comentado, una de las grandes ventajas que supone su utilización frente al groupware "tradicional", es el bajo coste en cuanto al impacto de su implementación. No es necesaria ninguna clase de inversión para empezar a trabajar con él, ni es preciso la instalación de software sofisticado. Esta razón, junto con el hecho de que ser un sistema multiplataforma (compatible con Pc, Unix y Macintosh) le otorga una funcionalidad en la Red muy alta. En lo que se refiere al servidor, es uno normal con su extensión BSCW correspondiente e implementado a partir de una interface CGI (Common Gateway Interface). Esta extensión se encuentra escrita en Python11, cuya principal característica es que es un lenguaje de programación de marcado orientado a objetos12.

Para usar BSCW se necesitan tres requisitos básicos: dirección de correo electrónico, nombre de usuario y clave de acceso; los dos últimos se establecen en el momento de registrarse como cliente y son el método de asegurar una entrada controlada a los documentos. Cada usuario tendrá su propia identificación, a pesar de formar parte de un mismo grupo que comparte idénticos objetos y espacios de trabajo. Una de las grandes ventajas es que sólo es necesario un navegador corriente como Netscape Navigator 3.x, Internet Explore 4.x o versiones superiores de ambos. La única limitación es que deben de llevar integrado un transmisor de documentos que admita autentificaciones básicas para subirlos desde el ordenador local al servidor BSCW. Para versiones anteriores, o cualquier otro navegador, la aplicación adicional (Helper) puede conseguirse gratuitamente en el servidor para su instalación13.

Otra aplicación interesante es en lo referente a los iconos de los que hace uso. Debido a que BSCW utiliza una gran cantidad, es posible bajarse el archivo que los contiene e incorporarlo en el ordenador cliente para agilizar las operaciones. Esto presenta una gran ventaja pues cada vez que se trabaja con este sistema es necesario establecer una conexión con el servidor y, en ocasiones ésta puede resultar lenta. En el caso de optar por dicha elección y/o la anterior para aumentar el rendimiento, hay que indicárselo previamente al programa con las opciones disponibles para ello.

3. CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE BSCW.

Las CVCs creadas dentro del entorno RedIRIS han surgido como desarrollo de las listas de distribución que albergan, es el caso de la especializada en docencia en historia "Clio", "Tierra" sobre geología y recursos naturales, la de documentación (cuya construcción está ya en marcha) y, en general, el resto de las existentes. Estas nuevas estructuras vienen a cubrir las necesidades informativas que se están planteando a sus miembros en cuanto a nuevos recursos informativos y sobre todo, la búsqueda de nuevas herramientas y medios de comunicación e interacción entre ellos.

Su principal objetivo es ofrecer un soporte válido a este trabajo y, sobre todo, favorecer la cooperación y contribución del mayor número de expertos en la materia. Hay que tener en cuenta que normalmente trabajan en organizaciones o empresas distintas en donde no poseen las herramientas para desarrollar estas tareas de forma externa ya que, fuera de ellas, no son operativas o compatibles. En cualquier caso, suelen tener a su disposición la posibilidad de acceso a Internet y dirección de correo electrónico lo que es suficiente para utilizar BSCW, siempre que se conviertan en miembros de cualquiera de las comunidades virtuales que ofrecen esta posibilidad.

BSCW debe de constituirse, junto con los canales de comunicación habituales, en uno de los centros operativos de sus respectivas comunidades concretando la mayor oferta posible en cuanto a medios que favorezcan la interacción entre los miembros que las conforman. Es más, incluso no sería excesivo afirmar que herramientas como esta, pueden ser las auténticas diferenciadoras en cuanto a la calidad de los servicios de las comunidades virtuales en todos los sentidos. Es común encontrar lugares desde donde se ofrecen buzones de correo, hospedaje de páginas web, chats, listas, recursos informativos de todo tipo clasificados o no; pero procurar una zona de trabajo en la cual realizar tareas colaborativas en el web, desarrollar proyectos o simplemente compartir documentos no es algo frecuente y con BSCW ya es posible hacerlo.

Por lo tanto, a través de este sistema se integra toda la información relativa a un proyecto en un mismo entorno y accesible a todos los componentes de un grupo. De esta forma, la gestión de la documentación se lleva a cabo de forma centralizada y fiable, al establecerse esta zona como lugar para su control. En definitiva, BSCW presenta una serie de cualidades que permiten la aplicación de sistemas de trabajo groupware y workflow a un nivel relativamente básico en Internet.

3.1. Diseño esencial de las zonas de trabajo.

Su organización se hace mediante carpetas y documentos, en donde la información se ordena jerárquicamente en una estructura fácilmente ampliable y muy flexible. Desde un punto de vista elemental, una zona de trabajo contiene diferentes tipos de objetos: carpetas, documentos, enlaces, artículos o discusiones y citas. A continuación se comentan brevemente todos ellos, para comprobar sus posibilidades, principales características y posibles utilizaciones.

3.1.1. Zonas de trabajo/Carpetas. Conceptualmente hay que establecer una distinción entre ambas nociones pues La diferencia es, simplemente, el número de miembros que acceden a ellas: si es único, es una carpeta; en cambio, en el momento en el que por parte de sus administradores se invita a otro, se convierte en una zona de trabajo. A su vez, cada una podrá contener una cantidad indeterminada de carpetas o, incluso, otras áreas con diferentes colaboradores en una estructura cuyo límite lo establece la capacidad de gestión que cada uno sepa mantener. Debido a que las carpetas pueden componerse con miembros diferentes que aquellas en las cuales están alojadas, es posible saber cuáles son mediante el icono asociado a cada una y situado a la derecha de su nombre. De cualquier forma, la manera de moverse por esta distribución, que en principio puede parecer complicada, es muy sencilla ya que como se ha comentado, BSCW hace uso de un navegador corriente y la apariencia del escritorio de trabajo es la de una página web: haciendo clic en cualquier enlace se activa la opción que se desee utilizar.

A esto hay que añadir que una misma zona tendrá una apariencia distinta según el usuario, los derechos de acceso que posee sobre los documentos almacenados o su grado de pertenencia a otras. Esto es posible debido a que su aspecto es totalmente dependiente del que accede a ella y sólo podrá ver y tener acceso a los objetos en los cuales tiene derecho para ello. En un nuevo giro de tuerca, buscando siempre el máximo grado de personalización, cada usuario puede diseñar su propia área según su experiencia o número de opciones que quiere ver a la vez en su escritorio: Novato (escuela), Avanzado (profesor) y Experto.

3.1.2. Documentos. BSCW admite el trabajo con numerosos tipos de ficheros y soporta diferentes formatos: texto, imágenes, sonidos e incluso archivos comprimidos. Para subirlos desde un ordenador local, primero es necesario crear una carpeta en BSCW en donde colocarlos. Hay que tener en cuenta un pequeño detalle ya que cuando se realiza esta operación, el documento se instala en la que el usuario se encuentre ubicado en ese mismo momento. De cualquier manera, no es una acción irreversible y pueden utilizarse las opciones de edición, aunque siempre es conveniente la economía en cuanto a acciones a ejecutar.

3.1.3. Artículos. Son comparables a una pequeña lista de distribución dentro de cada zona o carpeta y permiten entablar discusiones de forma ordenada con los demás miembros sobre los documentos que se comparten. En cualquier momento se puede lanzar una nota para comentar alguna incidencia referente al trabajo que se lleva a cabo y que será contestada por el resto del grupo. Según su postura, incluye una pequeña imagen que será el indicativo de su contenido respecto a su actitud o aportación: general, a favor, en contra, enojado, importante y nueva entrada. Una vez que comienza una discusión, es posible responder sucesivamente a los artículos, que pueden leerse bien uno a uno o mediante la lista completa que se despliega permitiendo ver todo el debate de forma íntegra. En un contexto asíncrono, como es el caso, esta herramienta es muy útil pues se convierte en otro medio de comunicación con el resto de los miembros.

Gracias a este canal se dejan mensajes que serán vistos por el resto del grupo en el momento de conectarse y, en ocasiones, podría ser un sustituto a un nivel básico del correo electrónico. Finalmente, este servicio no debe de verse solamente como un lugar en donde entablar o iniciar un debate pues es especialmente útil cuando se utiliza para adjuntar nuevas ideas o simplemente un comentario. Incluso, cualquiera de estas contribuciones puede dar lugar a una nueva línea de trabajo dentro de la zona correspondiente para emprender nuevos proyectos.

3.1.4. Enlaces. Otro de los objetos que BSCW permite introducir en las zonas de trabajo son vínculos a otros lugares del web. En este caso, no se almacena la página completa, sino solamente su URL.

3.1.5. Citas y reuniones. Si la aportación fundamental de BSCW es crear un espacio donde compartir documentos en el web e instaurar la filosofía del trabajo en grupo entre sus usuarios, deben de existir unos mecanismos que admitan la posibilidad de establecer reuniones o encuentros entre ellos para la solución de todo tipo de problemas. Ésta es una vía muy utilizada en otros sistemas groupware en donde se incluyen los medios necesarios para convocarlas y, consecuentemente, es una de las utilidades más interesantes que presenta BSCW en cuanto a la incorporación de herramientas que posibiliten la comunicación simultánea entre los diferentes colaboradores. Su organización es algo fundamental en un trabajo compartido, donde la coordinación y planificación a la hora de iniciarlo es muy importante.

Así, uno de los servicios que presta BSCW a sus usuarios es la posibilidad de organizarlas con un sencillo sistema de calendario. Una opción secundaria es la de transferir los datos referentes a las reuniones mediante una aplicación Vcalendar a otros sistemas similares como, por ejemplo, Netscape Calendar. En el momento en el que se decide su convocatoria, se abre una página en donde se configuran todos los parámetros necesarios que, dependiendo de su naturaleza y forma de realizarla, pueden ser los siguientes:

  1. En primer lugar, si se va a celebrar un encuentro presencial cara a cara solamente se dejará indicado, mediante un mensaje, el lugar elegido para ello.
  2. Si se va a realizar en la Red, habrá que decidir cual es el medio elegido. El servicio de BSCW que presta RedIRIS a las CVCs, permite su organización mediante videoconferencia Mbone o chat14. A pesar de ser este último uno de los canales que menos aceptación tiene por parte de la comunidad científica en general, puede ser un instrumento adecuado para organizarlas sin necesidad de hacer la inversión técnica considerable que requiere una videoconferencia15.
  3. Tanto en el caso de que se celebre de forma presencial o en la Red, hay que establecer una fecha y su hora de inicio y final.
  4. Invitar a los participantes que deseen intervenir en la reunión o que el moderador cree necesarios.

Una vez que se ha completado el proceso y la reunión o cita ha quedado emplazada, cada uno de los participantes recibirá automáticamente, vía correo electrónico, una invitación. Debido a que su organización se hace sin tener en cuenta las preferencias del resto de los miembros, cada uno obtendrá en dicho mensaje los detalles anteriormente fijados. En este momento se pueden llevar a cabo tres acciones:

  1. Declinar la invitación y rechazarla.
  2. Aceptarla.
  3. Dejar algún mensaje a los demás invitados, para comunicarle cualquier evento o cambio de planes.

Por todo lo que se ha comentado al respecto, se deduce que la única forma de acceder a ellas es mediante invitación, aunque no es completamente necesario ser parte de un grupo de trabajo. La carpeta de reuniones es su puerta de entrada en el momento de la celebración y, además, es utilizada como contenedor de documentos, ya que es normal que se use información relevante que se comparte o incorporar nueva para comentarla. Por último, cada uno de los miembros puede comprobar en cualquier momento las reuniones a las que está invitado para así, organizar su escritorio y el trabajo lo más convenientemente posible en relación con las fechas indicadas.

3.2. Derechos de acceso.

Es uno de los puntos fundamentales a la hora de organizar el espacio de trabajo compartido con otros usuarios. En el caso de los sistemas integrados en Intranets corporativas, sólo los utilizan los propios empleados de las organizaciones. Sin embargo, como BSCW se aplica a todo el web, se hace completamente necesario diseñar un modelo de seguridad que permita un acceso limitado de personas. El primer paso ya ha sido comentado: el registro de los usuarios; el siguiente es determinar los privilegios para acotar el ámbito de actuación de cada uno en relación al papel que desarrollan. Debe de definirse su política previa simultáneamente al establecimiento de la estructura del área. Un error en su adjudicación provocaría graves problemas en cuestiones de difusión no deseada de la información y es conveniente que sean analizados profundamente las cuestiones referentes a los siguientes puntos:

  1. Las carpetas y/o zonas con las que se va a contar. Si bien no tiene por qué establecerse desde el inicio su número al completo es necesario que la estructura general quede diseñada desde el principio lo más exactamente posible. Normalmente, el modelo sigue el patrón de un conjunto de varios niveles ordenados jerárquicamente, todo dependerá del tipo y clase de tarea que se quiera realizar y que debe ser analizada exhaustivamente. De cualquier manera, puede ser alterada en todo momento ya que no es una ordenación rígida ni inmutable.
  2. Cuáles son los miembros que van a formar parte del proyecto y agruparlos según su tipo y grado de vinculación para crear conjuntos lo más homogéneos posible.
  3. Diseñar un modelo de concesión para los derechos de acceso de acuerdo con esos dos puntos: al igual que en el caso anterior, puede variarse por parte de quién esté habilitado para ello siempre que sea necesario, pero es más eficaz hacerlo a través de una política inicial clara y organizada.

En este punto, y una vez que se ha diseñado todo el sistema, es prioritario definir qué usuarios podrán realizar según qué tareas dentro del área de trabajo. Los derechos sobre los objetos son muy variados y se agrupan en relación a su naturaleza y objetivos a conseguir:

  1. Acceso a la información. La estructura creada, tal y como se ha indicado, será tan complicada o sencilla como sea necesario. Puede ser que en cualquier momento, alguna de las carpetas o documentos requieran que sólo entren a ellas un número limitado de miembros de un mismo grupo. Ante tal situación es posible restringirla con lo que, aún a pesar de verlos, el miembro en cuestión no podrá manipularlos. En este sentido señalar que, por defecto y siempre que no se establezca lo contrario, los documentos contenidos en una carpeta heredan los derechos de trabajo de ésta.
  2. Posibilidad de añadir nuevos objetos: documentos, artículos, crear nuevas carpetas, convocar reuniones, editar, etc. Este grupo reuniría todas aquellas cuestiones relativas al funcionamiento normal de la zona y lo habitual es que sean comunes para todos los miembros, pues son acciones corrientes que en ningún caso, son irreversibles o que acarrean problemas de organización graves.
  3. Copiar, recortar, borrar. Este es un grupo de opciones que es esencial definirlo apropiadamente en cuanto a los usuarios permitidos para llevarlas a cabo, ya que puede provocar errores y pérdidas irreparables de documentos.
  4. Capacidad para invitar o expulsar a otros miembros. Es muy importante establecer su control para evitar un uso indiscriminado.

Estas opciones las ordena BSCW, a la hora de otorgarlos, de forma predeterminada en 5 grupos: Ver, Ver (ampliado), Cambiar, Cambiar (ampliado) y compartir (sólo para carpetas) aunque pueden ser modificados y redistribuidos siempre que se desee y de acuerdo con las necesidades que vayan surgiendo. Teniendo en cuenta la última posibilidad, debe determinarse una persona, o un grupo reducido, que se encargue de invitar a otros usuarios, ya que si todos los miembros poseen esta facultad llevaría a una desorganización de la zona.

Por lo que se deduce de todo lo expuesto existen dos caminos a la hora de asentar estos derechos: crear grupos de trabajo dentro de las zonas y/o modificarlos en los objetos que contienen. Es decir, a pesar de que existan conjuntos con privilegios predeterminados, que son los mismos para todos sus componentes, pueden cambiarse personalmente a cada uno de ellos en relación con documentos y acciones puntuales.

3.3. Clases de usuarios.

Desde un punto de vista general, dependiendo de los accesos, existen tres tipos que BSCW agrupa de la siguiente manera:

  1. Administradores: son los auténticos gestores de cada zona y poseen todos los derechos por defecto, tienen la capacidad de invitar o expulsar a otros miembros así como decidir sobre su capacidad de trabajo. En cada zona una de existir, como mínimo uno, y su cantidad sólo depende del grado de participación al que se pretenda llegar. Además, al invitar a otro como tal, tiene la posibilidad de delegar en él sus funciones y dejar dicho cargo. Una de las ventajas de BSCW es que no es necesario ningún conocimiento en cuanto a programación o algún tipo de experiencia previa en la utilización de estas herramientas para el trabajo colaborativo, simplemente se requiere capacidad para llevar adelante las tareas habituales que implican la coordinación y colaboración entre diferentes personas.

  2. Miembros comunes: normalmente es el grupo de usuarios más numeroso y aunque sus capacidades son limitadas, tal y como se ha visto, esta situación no es inmutable. Entre ellos se encuentran los "propietarios", es decir, los que hayan creado los documentos que se encuentren en el escritorio de trabajo.

  3. Anónimo: no es considerado como miembro activo de la zona de trabajo, ni siquiera como usuario, puesto que no está registrado como tal. Debido a su propia naturaleza y que su entrada no se realiza siguiendo los pasos de aquellos que si lo son (con invitación y mediante un identificador y una clave de acceso) es necesario indicarle el URL exacto en donde encontrar el documento al cual se le permite el acceso. Por ejemplo, se puede dar el siguiente caso: en una zona se ha habilitado una carpeta y, dentro de ella, el documento al cual puede acceder. En primer lugar, hay que comunicarle cual es su dirección completa, que sería la siguiente: http://cvu.rediris.es/bscw/bscw.cgi/0/43425, la cual habría que adaptar para el usuario anónimo como: http://cvu.rediris.es/pub/spanish.cgi/0/43425. Esta nueva ruta consta de dos nuevas partes diferenciadas de la anterior: pub/ y spanish.cgi/. La primera permite que un usuario no registrado acceda a él sin tener que pasar por el control inicial de entrada a BSCW, y la segunda indica el lenguaje por el que el usuario interacciona con el sistema. Además, la figura del usuario anónimo es útil incluirla cuando se quiere dejar indicada su URL en una página web y divulgar el contenido de forma pública como un simple enlace. Tanto en un caso como en otro, a pesar de la extensión pub/, primero hay que incluir un usuario de este tipo en su lista de miembros, porque si no es así, no es posible franquear el control previo de entrada al sistema. Es totalmente necesario definir las acciones a realizar sobre el documento, que normalmente, se reducen a permitir su lectura. Este último punto es fundamental establecerlo convenientemente, pues puede producir errores muy graves en cuanto a permisos otorgados a usuarios de los que no se tiene ningún tipo de control y poner en sus manos opciones que impliquen cambios sobre el contenido y organización del espacio compartido.

3.4. Búsquedas de información.

Otra de las aplicaciones que presenta este sistema es la posibilidad de realizar consultas, tanto en el web a través de buscadores, como en la propia zona de trabajo. En el primer caso, se elaboran mediante Altavista, Excite, Infoseek o Lycos, según las preferencias. BSCW permite guardar los resultados y además, presenta una opción interesante en el caso de que se almacenen direcciones que no se van a usar continuamente, pues automáticamente verifica si siguen activas.

La otra alternativa es realizarlas en las diferentes carpetas y zonas de trabajo de las cuales se es miembro. Principalmente, las opciones que admite es limitar las búsquedas por el tipo de objeto o buscar dentro de su contenido especificando, en cada caso, las condiciones que más se ajusten a las necesidades. De esta manera, se pueden realizar consultas que incluyan la utilización de los operadores booleanos clásicos.

4. DESARROLLO DEL TRABAJO EN GRUPO CON BSCW.

Las ventajas que presenta este sistema para el trabajo colaborativo a la comunidad científica y docente son muy amplias. Debido al alto grado de aplicabilidad y teniendo en cuenta el poco o nulo gasto tecnológico que requiere su utilización se puede afirmar, sin riesgo a equivocarse, que su incorporación a las CVCs de reciente creación, supondrá un salto cualitativo muy importante en el desarrollo del trabajo en grupo a través de la Red.

Sin embargo, el mayor problema de las herramientas groupware para Internet se encuentra en su propia filosofía y las características de BSCW. La comunicación en el web esta basada en el protocolo de intercambio de datos HTTP y en una estructura cliente-servidor, a la que ya se le podría denominar de "clásica". Además, al trabajar con HTML, se crea un entorno de colaboración bidimensional que no hace posible la comunicación simultánea entre cliente-cliente. En otras palabras, actualmente es imposible que, con BSCW, dos miembros o más puedan actuar sincrónicamente con un mismo documento.

Esto representa un problema importante cuando se trata de elaborar un trabajo en este contexto, y es la mayor diferencia respecto a los sistemas groupware desarrollados para Intranets. Tal y como ya se ha podido comprobar a lo largo de esta exposición, RedIRIS está llevando a cabo una integración de herramientas de comunicación síncronas que, en cierta manera, ofrecen una solución, si no al trabajo con un mismo documento, si a los problemas de comunicación entre sus usuarios sin necesidad de utilizar canales exteriores a los que ofrece Internet. Entre ellos, quizá los mas importantes son la realización de reuniones o citas mediante videoconferencia o chat interactivo.

De cualquier forma, BSCW por si mismo ofrece soluciones a estas cuestiones que tienen como objetivo dar a conocer qué es lo realizado en la zona de trabajo de la cual se es miembro. Sobre todo se pretende conseguir el control sobre los documentos compartidos, en relación con los cambios que soportan y en que medida se regula la situación de las diferentes versiones creadas.

4.1. Notificación de eventos.

Su finalidad es mantener informados a todos los miembros de una zona. En un entorno de trabajo de estas características es normal que se lleven a cabo diferentes operaciones sobre los documentos y es necesario que el resto de usuarios sepan en todo momento cuáles son. BSCW hace posible conocer las acciones que han soportado los objetos desde la última vez que se produjo una conexión y referentes a los siguientes acontecimientos:

  • Quién ha leído un documento cualquiera.
  • En el caso de que se hubiera producido alguna modificación, indicar quién la ha realizado.
  • Si el documento ha sido trasladado de una carpeta a otra.
  • Creación de un nuevo objeto dentro del espacio de trabajo.

La manera de conocer estos datos es múltiple y se consigue a partir de diferentes canales:

  1. En la página de información de cada uno de los objetos se muestra su historial de cambios.
  2. Los iconos situados a la derecha del nombre del objeto. Es la vía más directa para verlo a simple vista ya que, cualquier movimiento realizado, lo reflejan inmediatamente. Una vez que se han comprobado desaparecen al hacer clic en la opción de la barra de herramientas "Visto". Al igual que otros servicios que presta BSCW, es totalmente dependiente del usuario, es decir, aunque un miembro borre desde su sesión cuáles han sido estos cambios, cuando otro se conecta verá estos iconos igualmente, solo desaparecerán de su escritorio cuando así lo crea conveniente y realice dicha acción.
  3. Para que los dos puntos anteriores sean efectivos, es necesario conectarse al servidor e iniciar una sesión con BSCW. Sin embargo, existe otro canal mediante el cual el usuario estará constantemente informado sobre el ritmo de trabajo que se lleva a cabo: el correo electrónico. Si se elige esta posibilidad (es un servicio opcional y solamente se activa en el caso de que así lo decida el usuario) diariamente se recibe un informe con las actividades de las cuáles se quiere estar avisado: creación de objetos, edición, movimientos (borrar, cortar, etc.) y también si un documento ha sido leído por alguien. Es tan alta la personalización de BSCW, en todos los sentidos, que incluso se elige la forma en la que se quiere recibir: en formato HTML (que incorpora una mejor presentación siempre que el programa de correo lo admita, evidentemente) o texto.

4.2. Control de versiones de un documento.

En el entorno de trabajo compartido que se crea a partir de los servicios que ofrece BSCW es fundamental, y totalmente necesario, que se gestione eficazmente cualquier cambio que se produce en los documentos en los que se colabora. Hay que tener en cuenta que serán editados por muchas personas (todas aquellas que tengan derecho a ello) y además, serán modificados repetidamente. Tal situación, si no hay un mínimo registro de todas estas actividades, puede dar lugar a un caos organizativo y provocar la pérdida irremediable de información. BSCW presenta una opción muy útil que resuelve, en cierta medida, tal circunstancia. Es lo que se conoce como control de versiones y ramificación.

Con la primera de las alternativas, las versiones se crean sucesiva y secuencialmente a partir de un documento inicial o maestro. Para activarla, solamente hay que indicárselo al sistema ejecutando la opción "Versión" del grupo situada exactamente debajo del nombre del objeto en cuestión. Una vez que se encuentra bajo dicho dominio, las opciones que presenta cambian: "Versión" y "Sustituir" son reemplazadas por "Actualizar" y "Borrar versiones". Es un cambio puramente práctico puesto que, un documento con este control, no es sustituido por otro, sino que se origina un historial en donde se refleja cada una de las versiones introducidas y que se crean de forma automática al volver a subirlo al servidor. Regresando al tema de los derechos y privilegios, la opción de borrar las anteriores solamente podrá ejecutarla el miembro que haya sido autorizado. Cuando se crea una, se le otorga un número que indica su estado y evolución, que será introducido por el usuario o definido por defecto automáticamente y siempre es superior al anterior, pues BSCW no contempla la posibilidad de que, por error, se le de un valor inferior. Adicionalmente, puede adjuntarse un pequeño comentario indicando que tipo de modificaciones ha sufrido durante estos pasos, lo que sin duda es una ayuda importante de cara al resto de colaboradores, pues permiten que se hagan una idea rápida de todos los cambios.

Con la segunda alternativa, la ramificación, las posibilidades se duplican y, debido a que BSCW no permite la reunificación de los documentos resultantes de cada bifurcación, solamente deberá activarse en aquellas situaciones en las que no haya otra opción. La razón principal es que se desdobla la información, y si lo que se desea es crear un único documento, los problemas en cuanto al intentar agruparlos puede dar lugar a mayores problemas en cuanto a incompatibilidades de estructuras gramaticales, exposición de ideas, y en general la propia constitución del documento en cada una de las derivaciones. De cualquier forma, esta opción es útil en algunas etapas del trabajo, por ejemplo: por defecto, BSCW sólo permite la posibilidad de trabajar con la última versión establecida. Si se quiere volver atrás y modificar la información desde una anterior, es obligatorio hacerlo mediante la creación de una ramificación.

Una vez que se ha elegido una u otra opción (o incluso el ritmo de trabajo hace posible seguir ambos caminos) se crea un historial de las versiones. Se llega a este registro directamente desde la página de información del documento para acceder en cualquier momento a todas las anteriores. Es una manera fácil y rápida para llevar un seguimiento del trabajo realizado y gestionar de forma controlada toda la evolución en el desarrollo de un documento. Hay que recordar que no tiene por qué ser textual, ya que como se comentó anteriormente, también pueden ser bases de datos, gráficos, imágenes (fijas o en movimiento), etc.

BSCW presenta otra aplicación en este sentido (que el usuario activa opcionalmente si así lo desea) y referida a su grado de terminación y no a su secuencialidad: el estado de la versión. Así, es posible señalarlo mediante la adjudicación de una etiqueta para que el resto de miembros sepan en que situación se encuentra el trabajo: experimental, estable o acabado.

4.3. Flujo de trabajo.

Durante la introducción se comentó que las herramientas groupware llevan integradas ciertas aplicaciones o funciones relativas a lo que se conoce como técnicas de workflow o flujo de trabajo. Al estar BSCW dentro de esta familia de programas, también incluye algunas utilidades encaminadas a ofrecer estos servicios, aunque siempre desde una perspectiva muy básica y principalmente orientados a la notificación de eventos o actividades dentro de la zona de trabajo de la que se es miembro. En primer lugar, hay que describir, aunque brevemente, qué es lo que se entiende por flujo de trabajo y cómo es posible su implementación en BSCW.

Esta tecnología hace posible la realización de actividades y el control de las tareas relativas a un proceso dentro de una organización de forma totalmente estructurada y basadas en reglas, plazos de ejecución y correo electrónico. Su uso está especialmente indicado cuando se trata de llevar a cabo un trabajo en equipo en donde la información fluye entre diferentes departamentos o individuos, que según el caso y la situación en la que se encuentre el trabajo, estarán capacitados para ejecutar una serie de acciones sobre ella y dependiendo del papel que desempeñan dentro de la propia empresa. Además, se apoya en el uso de bases de datos en donde se registran todos los movimientos, dudas y preguntas de los usuarios, etc.

Este procedimiento se lleva a cabo gracias al diseño de formularios que permiten el direccionamiento de la información mediante rutas inteligentes que favorecen su rapidez de movimientos y su mejor aprovechamiento, lo que incrementa considerablemente el rendimiento de las operaciones. Para integrar esta tecnología dentro de una organización es conveniente que se realice un análisis exhaustivo de su estructura y de cómo puede mejorarse el flujo entre los niveles jerárquicos que la componen. Su principal desventaja es la necesidad de un gran soporte técnico e informático en donde desarrollarse y la rigidez de su modelo, pues se basan en complicados procesos y reglas, que en la mayoría de los casos son difíciles de configurar y necesitan un equipo de personas dedicadas a ello.

Una de las técnicas que agrupa el workflow es el uso del correo electrónico para suministrar información sobre las tareas que se realizan en la organización. En este sentido, y aplicándolas a BSCW, sería conveniente entender una zona de trabajo como parte integrante de una empresa y a sus miembros como los empleados que, dentro de ese espacio compartido, ejecutan actividades relacionadas con un proyecto y para lo cual estén autorizados. Sin embargo, es evidente que cada uno de estos usuarios no se encontrará siempre conectado con el servidor para iniciar una sesión.

En este punto es donde ofrece BSCW una aplicación, que como se ha dicho es muy básica, sobre la implementación de cierta característica workflow: el uso del correo electrónico de forma totalmente automática para comunicar lo que sucede en la zona o zonas de las que se es miembro. Tal y como se ha expuesto, mediante este canal se informa, por ejemplo, de las nuevas reuniones a celebrar, que documentos están siendo manipulados, los cambios que sufren, quién está trabajando en ellos, etc. En lo que respecta a la creación de rutas para direccionar la información y el uso de formularios no se encuentra disponible, aunque esta estructura puede sustituirse con el trabajo a realizar por parte de los administradores y con un buen diseño de las zonas de trabajo, su organización en carpetas lo más inteligentemente posible y el establecimiento de derechos de acceso. Esto se comentará más ampliamente en los casos prácticos expuestos al final del trabajo.

5. CONCLUSIONES.

Es indudable que las posibilidades que plantea BSCW para su aplicación en el entorno de las comunidades virtuales científicas y docentes desarrolladas en el contexto de RedIRIS son amplias y es conveniente que se sepan aprovechar eficazmente pues es una herramienta potente y que, debido al éxito que ha tenido su implementación en otros países, se asegura que su evolución será progresiva incorporando nuevas características paulatinamente. La realización de proyectos entre expertos que se encuentran lejanos geográficamente es algo que está incrementándose de forma extraordinaria en los últimos años: proyectos entre profesores de distintas universidades, trabajos de todo tipo a través del envío de ficheros y documentos mediante correo electrónico, colaboración y coordinación de tareas, extender el contexto de la enseñanza y la docencia utilizando los canales de comunicación que Internet pone al alcance de quién quiera, o pueda utilizarlos. A todo ello BSCW ofrece un soporte flexible, eficaz y muy fácil de implementar.

Por esta razón es necesario que se produzca un proceso general de difusión para dar a conocer este sistema, sus posibilidades y como solicitar su utilización. Una de las acciones que deben de llevarse a cabo en cuanto al primer punto es que los proyectos que se desarrollen con BSCW en cada CVC deban de exponer, mediante una página web explicativa de acceso público, cuáles son sus objetivos, participantes, metodología, etc. Su intención es permitir que los demás visitantes o miembros de la CVC sepan que a su disposición tienen un sistema que permite el trabajo colaborativo. Dado que la entrada se encuentra restringida mediante identificador y clave de acceso, aquellas personas que no la posean, no llegan a saber de su existencia y disponibilidad, ni conocen sus posibilidades. Un ejemplo significativo se encuentra en las comunidades virtuales que ya lo incorporan, en donde lo único que existe es un enlace al sistema, sin ningún tipo de información adicional. Ante tal situación, los demás usuarios no conocen, si no hay otros medios informativos instalados con esta finalidad, lo que ese servicio les ofrece. Se trata, solamente, de dejar reseñadas cuestiones del proyecto en sus puntos más generales, evidentemente la entrada a las carpetas seguirá siendo limitada. Además, esta página puede convertirse en la entrada al proyecto pues no hay que olvidar que mediante el uso de enlaces se puede acceder a la zona deseada, estableciendo así una especie de portal, dividido según las secciones de cada una de las áreas. Esto aporta una mayor funcionalidad y mejora el rendimiento, sobre todo cuando la estructura está compuesta de diferentes niveles jerárquicos y se necesita una acceso rápido a los documentos almacenados.

Dejando de lado los casos concretos, las CVCs deberían de procurar los medios necesarios para la difusión de las características principales del sistema, bien mediante secciones explicativas generales, enlaces a los diferentes manuales de ayuda que posee BSCW16 o vínculos a páginas creadas por los propios miembros de las CVCs. También sería conveniente que se llevara a cabo un proyecto que ofreciera soluciones rápidas a problemas muy específicos y habituales durante el uso de esta herramienta, es decir, la creación de un servicio de FAQ que evite tener que recurrir a estos manuales para resolver pequeñas dificultades. Dado que el modelo de creación de comunidades virtuales en el entorno de RedIRIS se basa en su desarrollo a partir de las listas de distribución existentes en cada disciplina, resultaría eficaz extraer de ellas toda su fuerza en lo relativo a la comunicación y difusión de ideas. En primer lugar, mediante lanzamiento de mensajes para ofrecer el servicio BSCW a aquellos colectivos que deseen utilizarlo o practicar con él. En un proceso retroactivo, es evidente que sus usuarios y los miembros de las listas realizarán consultas sobre el sistema, cómo utilizarlo, cómo solicitarlo, qué requisitos son necesarios, soluciones puntuales, etc. Todas esas potenciales preguntas pueden ser empleadas para formar parte del mencionado servicio FAQ.

Aparte, aprovechando otros canales de comunicación de la propia comunidad, pueden establecerse procedimientos de ayuda interactivos. Por ejemplo: cada servicio BSCW de una CVC debe de estar gestionado y controlado por uno o más administradores (entendidos éstos como encargados del servicio en general, pues cada una de las zonas abiertas tendrá el suyo propio), que en consecuencia, serán quiénes más informados se encuentren respecto a sus características. Estas personas podrían ponerse a disposición de sus colegas a la hora de solucionarles las dudas a las que no han sabido encontrar respuesta a través de cualquiera de las estructuras de ayuda incorporadas para ello. Una vía adecuada para ofrecer este servicio podría ser, perfectamente el chat, y mediante la convocatoria de reuniones con el gestor de la zona de trabajo (ya se ha explicado convenientemente como hacerlo) intentar dar un remedio al problema planteado. De esta forma, se consigue una participación activa de todos los miembros implicados y con la utilización de los medios de los que se dispone en la CVC. No hay que olvidar que se pretende la creación de lugares en donde sus miembros interactuen entre ellos siempre con el máximo de facilidades para entablar la comunicación y BSCW ofrece aplicaciones para integrar todo el modelo.

Quizá, el gran problema a la hora de intentar instaurarlo en el colectivo científico es el mismo que el presentado en los sistemas groupware implantados en las empresas: la actitud de las personas ante una nueva forma de trabajo en grupo. En el caso de su aplicación al web, el canal más utilizado para el trabajo colaborativo e intercambio de información es el correo electrónico, que tal y como ya ha sido comentado durante esta exposición plantea inconvenientes referentes a la creación de versiones de un mismo documento. Consecuentemente, el problema es que las personas no siempre están dispuestas a un cambio en este método de trabajo y la drástica transformación que supone utilizar BSCW para realizarlo, a pesar de las ventajas y servicios integrados que presenta. Esta es la razón principal para que se realice el proceso de difusión y comunicación en todas las CVCs: solamente si el sistema es conocido podrá hacerse un uso adecuado de él.

Para concluir, es necesario reflexionar sobre ciertas cuestiones relativas a las comunidades virtuales que se están desarrollando actualmente. Si su evolución ha surgido como una expansión de las actividades llevadas a cabo por las listas de distribución, como un espacio en donde establecer "un lugar válido para la investigación, el aprendizaje o el desarrollo profesional y personal de sus miembros"17 puede llegarse a la situación paradójica en la que muchas de estas comunidades mueran incluso antes de que lleguen a realizarse como tal. La razón es evidente, si una vez pasado el efecto de sorpresa y de entusiasmo inicial la oferta de servicios no despierta el interés necesario, no será capaz de atraer nuevas visitas para utilizarlos y no habrá cumplido el objetivo principal de cualquier CVC: ser un foro de reunión de expertos en una materia concreta y en donde encontrar una serie de recursos para ampliar sus conocimientos o dar a conocer nuevos estudios y experiencias. En este punto es fundamental incidir sobre la calidad de los recursos y cómo hacerlos atractivos a los posibles usuarios, es obligatoria una constante renovación de contenidos y actualización continua, lo que acarrea evidentemente una carga de trabajo considerable sobre los gestores de la CVC.

Esta cuestión incorpora otro problema a tener muy presente: conseguir el reconocimiento académico del trabajo llevado a cabo por todos los profesionales en la instauración de estas nuevas sociedades telemáticas y reafirmar las convicciones en cuanto a su utilidad para desempeñar tareas científicas totalmente válidas. Solamente así es posible alcanzar el grado óptimo en cuanto a su establecimiento como impulsoras de nuevos proyectos y como medio de interacción entre profesionales. Si se deja de lado el trabajo voluntario que sus miembros llevan a cabo y se consigue alcanzar un estado de profesionalización adecuado, y lograr encontrar una entidad legal en la cual enmarcar a estas nuevas sociedades, será posible aspirar a un desarrollo científico, riguroso y reconocido de las tareas que se fomentan en ellas.

A. APLICACIONES PRÁCTICAS DEL SISTEMA DE TRABAJO COLABORATIVO BSCW.

Evidentemente no es este el lugar en donde describir más ampliamente y explicar todas las características que presenta BSCW y cómo es posible incorporarlas al trabajo que se puede realizar en las CVCs. Sin embargo, como punto final, para intentar aplicar de forma práctica todo lo expuesto, se comentarán dos ejemplos sobre la forma en la que pueden establecerse zonas para realizar tareas dentro de un entorno colaborativo, pero que son muy diferentes en cuanto a su modo de administración. Debido a que su dinámica es diversa y depende de los casos concretos, no es posible reseñar unas características válidas y aplicables globalmente, pero si que es necesario que cada zona posea sus propias reglas de actuación que eviten errores y problemas de organización.

En primer lugar se explicará un sistema como soporte y ayuda en la creación de una revista en donde participan numerosos miembros, con diferentes tareas diferenciadas según el rol que desempeñan en la estructura organizativa de la propia publicación. Por último, se reseñará brevemente cómo diseñar un espacio de apoyo a la enseñanza de una signatura cualquiera a través de la Red, con el uso de carpetas específicas para profesores, alumnos y la colaboración entre los dos colectivos. La principal diferencia entre ambos modelos es su actividad, ya que en el primer caso el dinamismo en las tareas ejecutadas es mucho mayor que en el segundo ejemplo, que está basado en una estructura más estática.

1. ORGANIZACIÓN DE ZONAS DE TRABAJO COMO SOPORTE PARA LA REALIZACIÓN DE UNA REVISTA ESPECIALIZADA.

Una de las características básicas de las comunidades virtuales desarrolladas por el colectivo científico en el marco de RedIRIS, es la creación de revistas electrónicas que son un medio más que los miembros poseen para dar a conocer sus trabajos, estudios o que se convierten en la pieza fundamental a partir de la cual se estructuran y organizan el resto de materiales18. De cualquier forma, dado que el modelo que aquí se comenta se centra únicamente en el proceso de control de contenidos y redacción previo a su diseño y maquetación, puede ser utilizado tanto en el entorno de publicación electrónica como impresa. Es decir, es aplicable a los procedimientos que los colaboradores, miembros y redactores realizan desde que se recibe un artículo en la "redacción" hasta que ve la luz: es decir, se aprueba y se acomoda a las características propias de la revista, en cuanto a estilo y correcciones ortográficas se refiere.

En principio, es necesario centrarse en la organización de este trabajo y qué pasos se realizan durante la fase de redacción para decidir cuántas carpetas son necesarias. Con posterioridad, pero en estrecha relación con este punto, se analizarán cuáles son las personas que pueden tener acceso a la información, en que parte del proceso y con qué privilegios, de acuerdo con la asignación de tareas, llegándose como conclusión a un modelo en el que se implementen ambas estructuras dentro del contexto de BSCW.

1.1. Organización general. Proceso de redacción.

Los pasos fundamentales a seguir, probablemente en cualquier tipo de publicación especializada, a la hora de recibir, aprobar y dar el visto bueno para la publicación de textos son, básicamente, los siguientes:

  1. El autor envía el artículo para su aceptación.
  2. Un grupo de expertos en la materia, colaboradores de la revista y que forman su consejo asesor, informan sobre la conveniencia o no de su publicación dependiendo de su calidad científica.
  3. En el caso de aceptación, suelen incluir ciertos comentarios referentes a su contenido que tienen como objetivo la mejora del material.
  4. Una vez que el autor los conoce puede incluirlos, si es que así lo cree conveniente, y vuelve a enviar el texto modificado.
  5. Se aprueba definitivamente su publicación.
  6. El artículo pasa a manos de los redactores o colaboradores, los cuales se encargan de "transformar" el documento y adaptarlo al libro de estilo o a las normas propias de cada revista.
  7. Una vez terminado, llega al equipo que se encarga de maquetar la información y que realiza las últimas actuaciones antes de editar la revista, tanto en el medio electrónico como impreso.
  8. Los archivos correspondientes de cada número son almacenados, pero siempre disponibles para posibles intercambios, reediciones, etc.

En todo este proceso interviene un grupo de personas cuya labor será diferente dependiendo del lugar que ocupan en la estructura organizativa de la revista y que son, exceptuando casos muy concretos, las siguientes:

  1. Uno o más directores/editores que se encargan del control y coordinación general del resto de los miembros.
  2. El mencionado consejo asesor formado por un grupo relativamente amplio de expertos.
  3. Los colaboradores o redactores.
  4. El equipo de diseño y maquetación.
  5. El autor, en ciertas fases, tendrá acceso a su documento para realizar los cambios necesarios.

1.2. Diseño de la estructura de zonas de trabajo y carpetas. Derechos de acceso.

El primer paso que debe de cumplimentarse es la solicitud para el establecimiento de la zona principal en la CV dentro de la cual va a desarrollarse este trabajo y designar a una persona como su administrador. No hay que olvidar que es posible que sea más de una quién ejecute dichas funciones, y que normalmente será/n aquella/s que ejerza/n como director o editor y que se encargarán de recibir los artículos y textos en general para su publicación, en el único proceso que se realice fuera del entorno BSCW. Estas personas serán las únicas del equipo que cuenten con todos los privilegios en cuanto al acceso a todas las zonas de trabajo y estarán capacitados para realizar las acciones que crean convenientes. Por ello, deberán de crear dichas zonas y asignarles los miembros necesarios (y sus accesos) en una estructura cuyo diseño sería, aproximadamente, el que a continuación se explica brevemente.

  1. Área 1. Zona para el consejo asesor o referees. En ella se depositarán los artículos que deberán de ser aprobados y aceptados por los expertos. Si este grupo es amplio, los directores deberán notificar por correo electrónico cuáles serán aquellos que considere más capacitados para su análisis según su especialización. En el caso de que su número no sea tan extenso y la revisión la realicen siempre las mismas personas, puede activarse el servicio de comunicación de eventos, con lo que cada vez que haya un nuevo artículo se le informará automáticamente de su presencia. En el momento de realizar la lectura del texto pueden incorporar comentarios al respecto mediante notificaciones que serán contestadas por el resto. El administrador las recoge y las remite al autor (nunca es usuario registrado) para que los introduzca en su texto. Éste, mediante acceso anónimo puede él mismo volver a subirlo al servidor BSCW para su siguiente análisis. Si es aceptado, se le enviará un correo al director notificándoselo, el cual, mediante las acciones de edición incluirá el fichero en la siguiente carpeta, que se corresponde con la fase posterior. Alternativamente, puede crearse una zona intermedia en donde trasladar el texto, ya aprobado, para que el director reciba automáticamente un mensaje informándole en el momento de su recepción, lo que le indicaría de forma instantánea que ha sido aceptado y podría iniciar la fase de correcciones.
  2. Área 2. Redacción. Esta zona estaría integrada por el equipo de colaboradores que se encargan de aplicar al texto las normas de estilo con las que, como es lógico, contará la publicación: uso de cursivas, acrónimos, evitar errores ortográficos, aclaración de ideas expresadas de forma confusa, etc. En pocas palabras, prepararlo para que se ajuste al máximo a unas normas mínimas de presentación y calidad pero sin cambiar, nunca, el sentido de las expresiones y aportaciones del autor. En esta carpeta, activar el control de versiones sobre el documento se convierte en una medida de seguridad esencial: ver su historial en todo momento para volver atrás en caso de que se produzca cualquier error. Además, este servicio, conjuntamente con el que indica el estado de la versión, puede ser el indicativo para que se conozca, por parte del director y el resto de miembros, cuando está listo para pasar a la siguiente fase, es decir, el valor fijado es "acabado". Una vez alcanzado dicho estatus, en esta zona también se realizan las tareas encaminadas a la unificación de todos los ficheros de los textos de cada número, ya que hasta ahora se había trabajado con ellos por separado: uno para cada artículo o sección de la revista.
  3. Area 3. Maquetación. Cuando todas las fases anteriores han quedado atrás, el fichero llega a manos del equipo que lo preparará definitivamente para su publicación. En este punto se produce la transformación final y mediante el programa elegido para ello, se llevará a cabo todo el proceso de edición y estructuración de todos los textos e imágenes que formarán parte de la revista. Una vez concluido, se habrá terminado la labor a desarrollar dentro del servidor BSCW, tanto en el caso de que sea una revista electrónica como en papel.
  4. Se pueden crear otras zonas de trabajo auxiliares cuya finalidad es ofrecer ayuda al equipo en su totalidad, por ejemplo, acceso a todos los miembros a la guía de estilo de la revista, en donde podrán realizar las aportaciones necesarias en cuanto a su mejora. Un sistema válido sería mediante las notificaciones de BSCW, pues podrían dejarse sugerencias referentes a su modificación o ampliación de ciertos aspectos y que se comentarían con los demás colaboradores para su aceptación o no.

Mediante este modelo se consigue una estructura similar a la utilizada por la tecnología workflow: el movimiento de la información hace posible que sólo llegue a la persona encargada de realizar una tarea justo en el punto en que su estado así lo requiera, junto con un método de comunicación automática de eventos con el que no es obligatorio estar constantemente conectado al servidor para saber en que momento en necesaria su participación. Aunque como se ha insistido durante toda la exposición, esta aplicación se lleva a cabo siempre a un nivel muy básico ya que el "movimiento" de los textos lo realizan las únicas personas que están acreditadas para trabajar en todas las fases: el director, el editor o la persona encargada para ello.

2. USO DE BSCW COMO SOPORTE PARA FOMENTAR LA TELEENSEÑANZA Y/O COMO APOYO A UNA ASIGNATURA.

Cada vez es más frecuente la organización de cursos que se sirven de los canales de comunicación de Internet para poner el material a disposición de sus alumnos y como medio principal para fomentar la teleformación o la docencia no presencial. Continuamente se están produciendo nuevos casos y el ejemplo más importante, quizá, sea la Universidad Oberta de Catalunya, en donde se está llevando hasta la máxima expresión este nuevo concepto de enseñanza superior19. También es aplaudible la labor desarrollada por la Universidad de Oviedo y su proyecto Aulanet 2000, que tiene como objetivo la instrucción de la asignatura de libre configuración "Análisis de datos económicos"20. Entre las posibles aplicaciones de BSCW se encuentra ofrecer el espacio adecuado para la realización, básica, de estas actividades o servir de apoyo a una asignatura de desarrollo presencial.

2.1. Estructura general.

En este sentido, las tareas en las cuales hay que centrarse son, básicamente:

  1. Organizar un lugar donde almacenar el material didáctico: temario, bibliografía, documentos auxiliares, prácticas, etc.
  2. Permitir a los alumnos trabajar con todos los recursos disponibles y ofrecerles un método para que puedan colaborar entre ellos. Quizá sea este el punto donde más posibilidades aporta BSCW, pues ofrece un modelo donde el alumno pueda actuar, interaccionar y colaborar en el desarrollo de documentos concretos con el resto de sus compañeros en el web.
  3. Establecer medios para la convocatoria de reuniones, tutoriales o cualquier otro tipo de colaboración interactiva profesor-alumno que vaya más allá de lo que ofrece un mero intercambio de mensajes vía correo electrónico.
  4. Si la asignatura se imparte por dos o más profesores, que posean también su espacio donde desarrollar proyectos comunes e independientemente de las tareas propias del curso o, incluso, organizar una zona para la cooperación con empresas relacionadas.
  5. Hacer un seguimiento del trabajo realizado por cada alumno es importante en el desarrollo de la enseñanza no presencial y conocer qué es lo que ha hecho en cada momento.

En esta estructura, los miembros que tendrán derecho para acceder a esta zona de trabajo, serían, desde un punto de vista general los siguientes:

  1. El profesor o profesores encargados de impartir la asignatura.
  2. El grupo de alumnos.
  3. La/s empresa/s o persona/s que, sin relación directa con la disciplina, se haya considerado conveniente establecer un lazo de colaboración.

2.2. Diseño específico de la zona de trabajo.

Igual que en el ejemplo anterior, uno o más administradores serán quiénes gestionen todos los materiales incluidos y llevar el control sobre todas las áreas establecidas y que, en este ejemplo, obviamente son los profesores:

  1. Área 1. Zona de materiales. Está compuesta por todos los documentos necesarios para llevar a cabo el curso o impartir la asignatura e incluiría, además de las áreas 2, 3 y 4:
    • Temario completo al que el alumno tendría acceso sólo para leerlo y bajarlo desde el servidor, pero nunca modificarlo.
    • Bibliografía: tanto referencias a documentos impresos, como enlaces a otras páginas web cuya temática sea lo suficientemente interesante como para formar parte de la materia de estudio.
    • Otros materiales, por ejemplo documentos multimedia.
  1. Área 2. Tablón de anuncios, donde el profesor pueda informar sobre todos los aspectos relativos a la asignatura.
  2. Área 3. Prácticas de alumnos. Se incluirían todas aquellas actividades para llevarlas a cabo. Así mismo, dentro de esta zona se crearán otras en las que los alumnos puedan mover libremente documentos pues el objetivo final es que sean ellos quiénes suban al servidor sus propios textos. En este sentido, para favorecer este trabajo, dentro de la zona se incluye la siguiente, el área número 4.
  3. Área 4. Zona de alumnos. Teniendo en cuenta que un curso o asignatura impartida a través de la Red estará constituida por alumnos cuya situación geográfica no siempre será la misma, será necesario establecer zonas divididas por grupos en donde desarrollen sus trabajos en colaboración, siempre que lo crea conveniente el profesor y los alumnos así lo decidan. Éstos últimos, como ya se ha indicado, tendrán todos los derechos sobre los objetos contenidos, con dos notables excepciones: invitar a otros usuarios y convocar reuniones (esto último lo podrán realizar en la siguiente área).
  4. Área 5. Zona de tutoriales y reuniones. Desde aquí se convocarán las citas entre profesores y alumnos siguiendo el procedimiento que BSCW posee para hacerlo. Debe ser la única zona en donde los alumnos estén capacitados para celebrarlas e incluso que sean ellos quiénes las organicen (siempre bajo supervisión) por ejemplo, entre aquellos que compartan un mismo trabajo. Además, podrá ser utilizada por el profesor para fijar reuniones, tanto individuales, como colectivas.
  5. Área 6. Zona auxiliar. Su inclusión dentro del diseño de la estructura general dependerá de las actividades que el profesor realice independientemente de sus tareas con la asignatura y si éste no lo desea, en principio, ninguno de los alumnos tendrá acceso a ella. En este sentido podría utilizarse como medio de colaboración con otros profesionales, empresas u organizaciones externas con las que pretenda desarrollar posibles proyectos.
  6. Área 7. Zona de evaluación, donde se realizarían todas las anotaciones necesarias para valorar el trabajo de los alumnos, por ejemplo, en una base de datos. Podría ser especialmente útil esta zona cuando la asignatura es impartida por diferentes profesores.

Como puede comprobarse, el movimiento de la información y de documentos no es tan ágil como en el ejemplo anterior de creación de una revista, pero en ambos casos se intentan aprovechar al máximo las posibilidades del sistema BSCW.

Agradecimientos: El autor desea mostrar públicamente su agradecimiento a Jesús Sanz de las Heras (Coordinador del correo electrónico y del servicio de listas de distribución de RedIRIS) y a Pedro Hípola (Universidad de Granada, Facultad de Documentación) por la colaboración prestada en la realización de este trabajo, sin su ayuda no hubiera sido posible llevarlo a buen término.

Notas.

1. El programa más extendido es IBM Lotus Notes que principalmente aporta soluciones para: funciones de calendario, planificación, flujo de trabajo (workflow) mediante formularios electrónicos, correo electrónico, organización de conferencias, reuniones, etc.

http://www.lotus.com

2. Hills, M. Intranet para groupware. Madrid: Anaya multimedia, 1997, p. 47.

3. - Plaza 2.0: este sistema ha sido desarrollado por Teamware (empresa subsidiaria de Fujitsu) y presenta dos diferencias respecto a BSCW: permite enviar mensajes hacia teléfonos móviles, pero tiene el inconveniente de que su uso no es gratuito. Desde 1998, es utilizado por DIGIA (Digital Information Architectures) para implementarlo en la creación de comunidades virtuales. Junto con Web4Groups, constituyen los dos programas cuyas principales características y filosofía de trabajo son similares a las que presenta BSCW.

- Hypernews: gestiona grupos de discusión comparables a los grupos de noticias Usenet y mediante HTML se pueden crear tanto nuevos artículos como sus respuestas, en una estructura de diseño arbóreo. Además, proporciona un sistema de protección y entrada restringida mediante clave de acceso.

- Action WorkflowMetro: incluye sistemas workflow aplicados al web y permite el uso de bases de datos, en un modelo parecido a Lotus Domino, aunque evidentemente con menos posibilidades de trabajo que éste.

- WebPost SDK: desarrollado por Microsoft, integra capacidades en cuanto a la subida y descarga de documentos vía FTP pero dentro de un contexto web.

4. Durante la exposición de este trabajo se ha elegido el acrónimo CVCs (Comunidades Virtuales Científicas) para establecer una pequeña diferencia con lo que globalmente se denomina como CVUs (Comunidades Virtuales de Usuarios) que en muchos entornos está mas relacionado, simplemente, con el ocio, el entretenimiento o las tiendas virtuales gracias a lugares dedicados exclusivamente a ello: Geocities, Ciudad Futura, Mundo Hispano, Amazon, AOL, etc., en donde esta definición es utilizada, quizá, con demasiada ligereza.

5. http://www.gmd.de

6. Sanz de las Heras, J. "Nuevos servicios a comunidades virtuales de usuarios (CVUs) de RedIRIS". En: Boletín de la RedIris, 1999, junio, n. 48.

http://www.rediris.es/rediris/boletin/48/actualidad.html#IRIS-CVUs

7. http://orgwis.gmd.de/project/COOPWWW/

8. http://orgwis.gmd.de/project/CESAR/

9. La última versión registrada es la 3.3.1, que apareció el 15 de septiembre de 1999. La primera realizada en castellano data de 1997 que se presentó junto con la de catalán, traducciones hechas por María Clara Mozo y Josep Turro, de la Universitat Politècnica de Catalunya.

10. http://documentacion.rediris.es

11. http://www.python.org

12. Existe una pequeña anécdota en cuanto al nombre de este lenguaje, "Python": se necesitaba un nombre "que fuera corto, único y misterioso". Al creador no se le ocurrió otra idea mejor que extraer el nombre de su serie de TV favorita: "Monthy Python’s Flying Circus" una comedia para la BBC de uno de los grupos cómicos más importantes e ingeniosos en Europa de los últimos tiempos, los Monthy Python.

13. http://bscw.gmd.de/Download.html

14. Recientemente RedIRIS ha incorporado la posibilidad de realizar estas reuniones vía chat (Volano). En la dirección http://www.rediris.es/cvu/serv/chat/ se encuentra disponible una detallada información sobre cómo registrarse como usuario por lo que en este trabajo no se darán más detalles al respecto.

15. Aunque desde un punto de vista técnico, para unirse a la red de transmisión Mbone para llevar a cabo videoconferencias sólo es necesario una cámara digital, una tarjeta de sonido y un micrófono para convertirse en una estación de emisión/recepción, es evidente que en ciertos casos no será posible contar con esta mínima infraestructura.

16. En relación con este punto, existe un manual en la Red que puede bajarse mediante FTP en formato comprimido en http://www.rediris.es/cvu/bscw/BSCW-ESP.zip. Además, el propio sistema posee en enlace a otro completo manual de uso, también disponible en castellano http://bscw.gmd.de/bscw_help-3.2/spanish/contents.html

17. Feliu, V. "Evolución y dinámica de las listas". Jornadas Técnicas RedIRIS, 1998. En: Boletín de la RedIRIS, 1998, n. 46-47, p. 106.

18. Probablemente el caso más significativo sea el de la comunidad virtual especializada en docencia en historia CLIO, cuya revista del mismo nombre es la pieza central de su diseño.

http://clio.rediris.es

19. http://www.uoc.es

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Jesus Castillo Vidal.

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