Normas del repositorio de Ficheros de las listas de RedIRIS

Introducción

Este Servicio consiste en dos zonas: pública y privada. La pública es la biblioteca de documentos asociada a la lista, como su nombre indica es pública y cualquiera puede acceder a ella y la privada es la zona de control del equipo de gestión de la lista que moderará y organizará la zona pública, solo será accesible a los administradores. En este documento nos referiremos a el área de control o zona privada.

Las normas de uso de la zona pública dirigidas a suscriptores y público en general explica los objetivos de este servicio, normas de uso y la forma depositar y compartir ficheros.

Debeis de recordar que los usuarios y/o suscriptores sólo podrán depositar documentos de cualquier formato en este servicio, es decir, no podrán borrar ni organizar carpetas. Todos los usuarios dispondrán del mecanismo de carga de ficheros y lo que deben de hacer para anunciarlo en la lista.

Si tiene cualquier problema póngase en contacto con < jesus.heras @ rediris.es >

¿ Cómo acceder?

Desde la dirección http://bscw.rediris.es accederá a la puerta de entrada al Servicio. Desde ahí se podrá acceder o a la Zona pública o a la Zona privada.

Zona pública: Permite acceder y navegar por  el archivo público de documentos de cada una de las listas de RedIRIS. La calidad y contenidos de este escaparate es un buena forma de divulgar la calidad de las listas a personas que no son suscriptores.

Zona Privada: Se accede a la zona privada y solo podrá hacerlo el administrador, desde la cual podrá gestionar, organizar moderar y crear la imagen correcta de lo que se verá en la zona pública. Tiene mas funcionalidades que las zona pública.

El administrador o gestor de la zona podrá acceder a su zona con el url: http://bscw.rediris.es/bscw, se le requerirá su login y clave y accederá a las zonas de las que es responsable

Consejos básicos

  • Direcciones o urls

    El sistema de direcciones de las páginas (urls) parece complejo pero es enormemente sencillo. Todas las direcciones son similares excepto que unas veces aparece la palabra "pub" y otras "bscw". "pub" indica que esa dirección es pública y "bscw" indica que es privada. Por ejemplo:

    http://bscw.rediris.es/bscw/bscw.cgi/0/247708

    el identificador de la zona es "0/247708" que no es posible controlar. Como pone "bscw" será una zona privada y para acceder a ella es necesario unos datos de acceso. Pero si cambiamos "bscw" por "pub" podremos acceder a las mismas páginas pero las públicas. Evidentemente desde las páginas públicos podremos sólo ver y depositar documentos y desde las páginas de administrador tendremos muchas mas posibilidades.

  • Perfil del administrador

    BSCW permite definir a una usuario varios perfiles: experto, avanzado, principiante. Compruebe que tiene definido el de "experto" ya que es el necesario para poder publicar los documentos de los suscriptores. Funcionamiento de la Zona privada. Para ello basta que acceda a Opciones => Preferencias

    Dispone de un opción para cambiar su contraseña: "Opciones" => Contraseña El o los administradores de una lista podrán controlar esta zona de intercambio y repositorio de ficheros de interés a los objetivos de la lista.

  • Avisos

    El sistema permite avisar por correo-e al administrador los movimientos de la Zona. Para ello:sta con ejecute los siguientes pasos: Opciones=>Eventos por defecto. Basta que marque de la columna "Informe diario" la primera casilla (activado) y la tercera (Eventos de Creación).

 

Gestión de la Zona de Control

El administrador deberá diseñar la zona de la forma mas útil para organizar la información e intuitiva para los suscriptores. Se debe tener en cuenta que la navegación a través de este servicio es mas similar a una navegación por carpetas que a una navegación clásica via web a través de hipervínculos o enlaces. La idea es generar repositorios de documentos en su estado primitivo: word, pdf, texto de interés para la lista y con una pequeña descripción. Esos documentos pueden ser convertidos a formato html y colocarlos en unas páginas web.

El usuario o suscriptor solo podrá depositar ficheros. El administrador desde la opción "Archivo" dispone de mas opciones como:

  • Colocar documentos
  • Colocar urls
  • Habilitar carpetas

Se debe recordar que no son páginas web y debe ser enfocado como un repositorio de documentos, por lo que con estas 3 opciones es suficiente para organizar de forma efectiva el repositorio.

El administrador también odrá Copiar/Pegar, Recortar/Pegar, para marque y copie o recortae y lo coloque o deposite en el lugar deseado con la opción "Depositar/Publica" existente en icono flecha BSCW

Desde el icono flecha BSCW el administrador podrá:

  • Tipo: Modificar el tipo MIME en cas ode que no hay sido bien cargado por el suscriptor
  • Substituir: Substituir un documento por otro actualizado o corregido
  • Añadir Nota: Permitirá colocar un nota en un documento.
  • Descripción: Escribir la descripción del documento.

Moderación

El sistema está configurado para que cuando un usuario/suscriptor de una lista deposite un documento. Dicho documento no será publicado hasta que el administrador no le de el visto bueno.

¿ Cómo dar el visto bueno? Desde la zona de control o zona privada el admin podrá ver dicho documento si le parece correcto basta con que pinche la opción "Publicar" al final del listado de opciones del icono en el icono flecha BSCW

¿ cómo se enterará el administrador de que alguien ha cargado un documento nuevo ? Hay dos formas:

  1. Al usuario se le aconseja que lo anuncie por la lista donde lo verá el administrador.
  2. A través de los mensajes de avisos diarios del sistema. ¿ Cómo configurar esta opción ? Ir a Opciones, Eventos por defecto y Activar o marcar las casillas de Informe diario las opciones: activado y Eventos de Creación

Divulgación

Este sistema no tendrá plena validad y utilidad si nose anuncia a los suscriptores a traves de:

  • Nuevos suscriptores: Actualizando el mensaje de bienvenida de la lista
  • Actuales suscriptores: Distribuyendo el servicio por la lista
  • Continuamente: A través de banners en los mensajes a distribuidos en la lista y a través de las correspondientes páginas web de la lista

Si deseas poner en marcha estos canales de divulgación del repositorio de tu lista y no sabes bien cómo hacerlo ponte en contacto con listman @ rediris.es

Páginas Web

Tienes un ejemplo de esta funcionalidad AQUI.

El sistema permite crear crear un diseño de navegación por el repositorio.Para que veais un ejemplo de como quedaría, podeis acceder a la zona de repositorio público de la lista MARINET en: http://bscw.rediris.es/pub/bscw.cgi/0/238522 ¿ Cómo poner en marcha este servicio especial ? . basta con colocar en la carpeta raíz un fichero index.html. Puede ser un fichero o un url a otra página pero con el nombre "index.html".

Puede referenciar desde otras páginas las carpetas o documentos de su Zona de control usando la siguinte sintáxis:

href="http://bscw.rediris.es/bscw/bscw.cgi/0/xxxxx"

donde "xxxxx" es el número del final de la dirección de la carpeta de la Zona. Incluso con este mecanismo se podría mantener su propia página de información de la lista.