Proyecto ECASUE: Mejorando la Interoperabilidad en el Sistema Universitario Español
Introducción
El proyecto ECASUE (Expediente Canónico Académico del Sistema Universitario Español) forma parte del Plan de modernización y digitalización del sistema universitario, específicamente en el eje de Infraestructuras y Servicios TIC del Proyecto UNI-DIGITAL. Este proyecto tiene como objetivo desplegar servicios digitales centralizados para mejorar la eficiencia en la gestión de recursos, lograr economías de escala y mejorar la interoperabilidad entre universidades.
El proyecto, cuyos resultados se incorporarán al servicio NISUE (Nodo de Interoperabilidad del Sistema Universitario Español) tiene como punto de partida el caso de uso de la consulta de matrícula que lleva en funcionamiento desde el año 2016. Tras una actualización tecnológica, se ha desarrollado el presente proyecto ECASUE desde comienzos de 2023, el cual se ha gestado gracias a la colaboración de las universidades a través del grupo de trabajo de administración electrónica de la sectorial de digitalización de CRUE.
Importancia de la Interoperabilidad
La cooperación entre universidades es esencial para proporcionar servicios y garantizar derechos a la comunidad universitaria. La interoperabilidad facilita la realización de principios y derechos de los ciudadanos, la cooperación en el desarrollo y prestación de servicios públicos, y una mayor eficacia y eficiencia en el despliegue y prestación de servicios.
El sistema permitirá el intercambio entre universidades y además se conectará con la Plataforma de Intermediación (PID) del Ministerio de Asuntos económicos y Transformación Digital para la cesión de datos de éstas a organismos públicos que lo requieran para ejercer sus competencias en los casos que son de aplicación.
Principios clave
El proyecto se alinea con los siete principios del Plan de Acción de administración electrónica de la Unión Europea, que incluyen la prestación de servicios digitales por defecto, la inclusión y accesibilidad, la apertura y transparencia, la interoperabilidad transfronteriza, y la seguridad y confianza en los servicios.
Uno de los requisitos de diseño ha sido que añadir nuevos casos requiera únicamente de acuerdo en cuanto a los formatos a intercambiar, sin necesidad de nuevos desarrollos.
Casos de uso
- Intercambio de datos de Acceso: Crear un formato de intercambio para que las universidades puedan solicitar electrónicamente los datos de las pruebas de acceso a las universidades en sus diferentes modalidades: desde el Bachillerato o Ciclo Formativo Profesional, por Mayores de 25 años, por Mayores de 40 años, por Mayores de 45 años, desde otra Titulación Universitaria, o desde el Bachillerato cursado en el extranjero, evitando la necesidad de presentar documentos físicos.
- Consulta de Expedientes: Facilitar el traslado de expediente, el reconocimiento de créditos, admisión o solicitud de beca entre universidades mediante un formato de intercambio electrónico que contenga toda la información necesaria, permitiendo una robotización de las convalidaciones.
- Gestión de Docencia Compartida: Identificar y estandarizar los hitos administrativos y académicos que deben ser compartidos entre universidades que gestionan titulaciones conjuntas nacionales, permitiendo mantener los expedientes de los estudiantes sincronizados y distribuidos.
- Eficiencia: Reducción del tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar traslados de expedientes y notas de acceso.
- Seguridad: Mayor seguridad en la verificación de documentos académicos.
- Interoperabilidad: Mejora en la interoperabilidad entre las distintas aplicaciones de gestión académica de las universidades.
- Economías de Escala: Optimización de recursos y reducción de costos mediante la centralización de servicios.
Conclusión
El proyecto ECASUE representa un paso significativo hacia la modernización y digitalización del sistema universitario español, promoviendo una mayor cooperación y eficiencia en la gestión académica. La implementación de formatos de intercambio electrónico y la estandarización de procesos administrativos y académicos son esenciales para alcanzar estos objetivos.
La documentación con las especificaciones técnicas, esquemas de intercambio y ejemplos se encuentran publicadas en https://wiki.rediris.es/display/AE/NISUE
Está planificada la puesta en producción a mediados de octubre de 2024, aunque el servicio se encuentra disponible para el desarrollo y pruebas en el entorno de preproducción desde septiembre.
Proyecto ARCHIVE
Introducción
Archive es una aplicación web diseñada para el archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, cumpliendo con el RD 4/2010, de 8 de enero, que regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en la Administración electrónica.
Esta herramienta proporciona al super-administrador las capacidades necesarias para crear y gestionar sistemas de administración de Centros de Archivo multidepartamentales. Además, permite la integración de aplicaciones consumidoras y la gestión de los documentos y expedientes electrónicos que éstas remiten.
Los expedientes y documentos se importan y clasifican en archivos y series documentales, pasando por diversos estados (automáticos y manuales) según la política de conservación asignada. Archive también ofrece mecanismos de notificación sobre los cambios de estado de los expedientes y varios módulos de gestión, incluyendo usuarios y roles, archivos documentales y clasificación SIA y/o funcional.
Asimismo, Archive dispone de una serie de operaciones accesibles a través de servicios web, como el envío de paquetes SIP, la búsqueda de expedientes y la obtención de actas de ingreso.
Estado de implantación
Como parte de los proyectos desplegados en el ámbito de UNI‑Digital RedIRIS Servicios TIC comunes, se ha desplegado una instancia de Archive para dar servicios a universidades.
Actualmente el proyecto se encuentra en fase de preproducción. En esta fase las instituciones interesadas en formar parte de este proyecto pueden realizar las pruebas de integración necesarias. Durante esta fase, se crean centros de archivo y series documentales similares a las que se implementarán en el entorno de producción. Sin embargo, al finalizar esta fase, todas las estructuras y expedientes ingresados serán eliminados.
Todas las instituciones deberán realizar las oportunas pruebas en este entorno antes de pasar a producción, para garantizar que sus sistemas se integran correctamente con Archive, así como cumplir con las expectativas funcionales del mismo.