Análisis estratégico de la integración de las listas de distribución en las comunidades Virtuales de Usuarios

Resumen

En octubre de 1996 empezamos a administrar varias listas de distribución con soporte en la RedIRIS denominadas "EMPRESA-DIR" y "Teletrabajo y Organización Virtual". Desde entonces se ha producido un incremento considerable en el número de suscritos y de mensajes intercambiados en las listas, al tiempo que hemos introducido mejoras, como unas normas específicas de funcionamiento y también la moderación a priori, ya que la moderación a posteriori se mostró insuficiente para mantener la calidad de los mensajes. La experiencia con estas listas la aplicamos a otras, como "AEDEM-L", agrupándolas además bajo una Comunidad Virtual de Usuarios común, denominada EMPRESA, formada por aproximadamente 1600 suscritos. En este trabajo planteamos nuestra experiencia sobre los temas mencionados y realizamos un análisis estratégico de las listas basado en los resultados de un estudio empírico sobre la lista Teletrabajo. Finalmente, recogemos nuestras expectativas sobre el futuro de las comunidades virtuales en general, y de la CVU EMPRESA en particular, como punto de partida riguroso y constructivo para el desarrollo de otras experiencias sobre listas de distribución o comunidades virtuales por parte de los usuarios de RedIRIS.

1.- Introducción

Desde octubre de 1996 administramos varias listas de distribución [1] con soporte en la RedIRIS denominadas "TELETRABAJO (Teletrabajo y Organización Virtual)", "EMPRESA-DIR" y "AEDEM-L". Con el tiempo, se ha producido un incremento considerable en el número de suscritos y de mensajes intercambiados en las mismas, al tiempo que hemos introducido mejoras, como unas normas específicas de funcionamiento y también la moderación a priori, ya que la moderación a posteriori se mostró insuficiente para mantener la calidad de los mensajes, como en el caso de las listas TELETRABAJO y AEDEM-L. Nuestros objetivos con respecto a las listas han sido siempre el desarrollar un lugar de encuentro virtual para investigadores y usuarios de Internet en general, interesados en participar en discusiones rigurosas sobre la temática de las listas. Exponemos a continuación las motivaciones, los objetivos y las actividades que se realizan en la Comunidad Virtual "Organización de Empresas", en la cual hemos integrado este año las listas mencionadas. Tras esto, planteamos, de forma resumida, las características específicas de cada lista y nos centramos en un estudio exploratorio inicial que hemos realizado en principio en la lista TELETRABAJO, pero que pretendemos extenderlo a todas las listas de la Comunidad. En el estudio nos planteamos unos criterios de medida a modo de escala que nos sirvan para medir objetivamente la calidad percibida por los suscritos a las listas de distribución.

2.- Comunidad Virtual "Organización de Empresas"

En junio de 1998 las tres listas mencionadas se incorporan a la Comunidad Virtual "Organización de Empresas", conocida también como "Empresa" (http://empresa.rediris.es)(véase Tabla 1).

Los objetivos de la CVU "Organización de Empresas" son:

1. Servir de punto de encuentro y foro de intercambio de ideas entre los investigadores, profesores, y grupos de investigación, de cualquier Universidad, que estén en el Área de Conocimiento de Organización de Empresas o tengan intereses de investigación relacionados con la misma.
2. Servir de punto de encuentro entre los investigadores mencionados y profesionales del mundo de la empresa que estén interesados en los temas de la Comunidad.
3. Crear un espacio virtual en el que poder experimentar con la docencia a través de Internet de materias relacionadas con la Dirección de Empresas, para lo cual se ha contado ya con la interacción de alumnos de universidades españolas y extranjeras, y con participación de directivos, profesionales y empleados del ámbito de la empresa (véase Jiménez Quintero, 1997).
4. Profundizar en el conocimiento y difusión de información sobre temas cuyo interés ha quedado de manifiesto en las listas de distribución EMPRESA-DIR, TELETRABAJO y AEDEM-L.
5. Realizar un Congreso Virtual anual sobre el área de conocimiento de la Organización de Empresas, a nivel internacional, recogiendo como temas puntuales los que son del interés de las listas de distribución EMPRESA-DIR y TELETRABAJO.
6. Crear una base de personas interesadas en temas comunes que puedan publicar sus trabajo en formato electrónico en la red, dotándola de contenido, y además publicar sus propias homepages, propiciando con ello las relaciones entre la comunidad científica hispana.
7. Crear páginas con listados de recursos de Organización de Empresas a nivel internacional.

En cuanto a las actividades, estas son las siguientes:

1. Administración de las Listas EMPRESA-DIR, TELETRABAJO y AEDEM-L.
2. Creación de páginas web con información completa sobre cada una de las listas mencionadas, incluyendo links a otras páginas en Internet.
3. Creación de un Centro de Recursos en Internet de Organización de Empresas, que sea un punto de referencia para todo aquel científico del área interesado en investigar en Internet (previsto).
4. Difusión de la Revista ADElectrónica.
5. Creación de páginas temáticas sobre las asignaturas oficiales de la Facultad de Ciencias Económicas donde se apliquen las sucesivas fases del proyecto Teleeducación, que patrocina el Instituto de Ciencias de la Educación de la Universidad de Málaga. Este proyecto en la actualidad se denomina Campus Virtual[2]
6. Participación en las innovaciones que proponga la RedIRIS.

En la Tabla 2 recogemos la composición por países de las listas de distribución que se han integrado en la Comunidad Virtual "Organización de Empresas".

TABLA 2: Composición de las listas de distribución (Noviembre 1998)

Fuente: Elaboración propia.

Con respecto a la lista EMPRESA-DIR, esta pretende establecer un foro de discusión para el estudio y la investigación de temas relacionados con la alta dirección de empresas, a nivel estratégico. Más concretamente queremos señalar las posibilidades que la Dirección Estratégica de Empresas tiene en el mundo empresarial, no sólo a nivel de grandes empresas, sino además y más importante, en las pequeñas y medianas; abogamos por estudios de viabilidad empresarial que establezcan supervivencia en estas empresas y viabilidad a lo largo de los años. Queremos, incluso, analizar las técnicas de dirección existentes y la posibilidad de desarrollarlas y llevarlas a la práctica en estas empresas, con casos reales a nivel internacional. Ello conminará en unos frutos halagüeños para todos. Nuestro interés engloba principalmente a las empresas insertas en Internet, aunque no desdeñamos el resto. Con todo, el intercambio de información de los "aforados" (personas suscritas a la lista de distribución), permitirá centrarlo en seminarios, conferencias, congresos en diferentes países, edición de libros, revistas, ...., lo que permitirá conocer mejor nuestras inquietudes.

La lista AEDEM-L nace en junio de 1997, cuando se propone la creación de una lista de distribución para los asociados a la Asociación Europea de Dirección y Economía de la Empresa (AEDEM). Esta lista es, en principio, cerrada, únicamente abierta a los miembros de esta asociación, que cuenten con correo electrónico, aunque progresivamente se ha abierto a la suscripción de personas interesadas en su temática. Con respecto al contenido, este versa sobre temas de interés para los asociados de AEDEM que, a modo de ejemplo, son: últimas noticias y últimas publicaciones, eventos, Jornadas, Congresos, Conferencias, en las diferentes Universidades; discusión sobre temas científicos; peticiones de información o de bibliografías para trabajos de investigación; colaboraciones entre miembros para proyectos de investigación inter-universidades, etc.

En cuanto a la lista "TELETRABAJO y Organización Virtual", esta se crea el 24 de octubre de 1996, con el ánimo de desarrollar un Foro de Debate Electrónico sobre la Organización de Empresas, las Tecnologías de la Información y de la Comunicación, y, especialmente, las nuevas formas de organización del trabajo. En concreto, se pretendió crear un Foro de Debate sobre el Teletrabajo, como nueva fórmula organizativa, por tanto, desde una perspectiva de Administración de Empresas (véase Padilla, 1998). El objetivo de la lista quedó definido desde el principio y es promover la participación de los suscritos a la lista en discusiones relativas al Teletrabajo, sobre todo en lo que tiene que ver con su organización y dirección. Dentro de esto, se considera que las participaciones de sus miembros deben ser meditadas y suponer alguna aportación al resto de suscritos para ir ampliando los conocimientos teóricos y prácticos que sobre el Teletrabajo poseen (Padilla, 1996). La acogida en Internet de la Lista fue muy positiva desde el principio, y ya desde la primera semana el número de suscritos llegó a superar el centenar. Tras campañas de difusión en Internet, dando de alta la página de la lista en varios buscadores, y en foros presenciales (Congresos y Jornadas) el número ha ido aumentando, contando en la actualidad con un importante número de suscritos estable (por encima de setecientos miembros).

En sus inicios, la lista empezó siendo abierta, sin restricciones para las altas/bajas ni para el envío de mensajes. A partir del 11 de mayo de 1998 la lista pasó a ser moderada debido a la desviación de la temática hacia críticas personales sin sentido a personas suscritas que habían enviado mensajes en otros idiomas, habiéndose incluso disculpado por ello. Esta serie de mensajes personales son una gran amenaza para las listas, ya que rompen con el buen clima que en ellos se haya generado con el tiempo. La moderación se constituye en la tercera C (Comunicación + Colaboración + Coordinación), la Comunicación la facilita la Red IRIS, la Colaboración se va consiguiendo día a día, con las aportaciones de los miembros de la lista, creándose un clima adecuado para el intercambio de ideas, opiniones o informaciones. La Coordinación es la función esencial del administrador, como garante de que la lista tiene utilidad, en definitiva cumple unos mínimos de calidad científica que justifican su existencia y además se dirige, ordenadamente, al alcance de objetivos previamente definidos. En septiembre de 1998 la lista volvió a no estar moderada y, tras una votación libre de los suscritos, se decidió que se volviera a la moderación. La caída en la calidad de los mensajes y el gran número de mensajes que no aportaban nada a los miembros hicieron que la lista volviera a la moderación a priori. Aquí se hizo un esfuerzo de adaptación a los requerimientos de los suscritos a la lista, "propietarios" últimos de la misma, en el sentido de que el administrador aceptó el resultado de la consulta, positivo hacia la moderación.

Con respecto al contenido de la lista, los temas que se discuten versan en general sobre el Teletrabajo en un contexto organizativo y las organizaciones virtuales. En particular, los temas tratados son:

1. Discusión sobre temas científicos relevantes para la temática de la lista, tales como: Organización de Empresas; Sistemas de Información y Tecnologías de la Información y de la Información desde un punto de vista de Dirección de Empresas; Implicaciones estratégicas de la Sociedad de la Información. Impacto organizativo; concreción y profundización en la definición de Teletrabajo; estructura organizativa y Teletrabajo; nuevos modelos de organización de la Sociedad de la Información; Organización Virtual; el Teletrabajo como estrategia funcional; el Teletrabajo y los nuevos modos de organización del trabajo; el Teletrabajo y los Recursos Humanos de las organizaciones; los flujos de información en la organización y el Teletrabajo; Teletrabajo y movilidad; Teletrabajo, turismo y medio ambiente; líneas de investigación actuales sobre el Teletrabajo; nuevas líneas de investigación sobre el Teletrabajo y experiencias de Teletrabajo.
2. Peticiones de información o de bibliografías para trabajos de investigación.
3. Colaboraciones entre suscritos para proyectos de investigación o estudios.
4. Ayudas a los suscritos en la puesta en práctica del Teletrabajo, sin búsqueda de fines comerciales.
5. Otras informaciones, como últimas noticias relativas al Teletrabajo; últimas publicaciones relacionadas con el Teletrabajo o con la Organización de Empresas; e información sobre Eventos, Jornadas, Congresos, Conferencias, etc. sobre el Teletrabajo.

En 1997 el tráfico de mensajes en la lista fue de 1728 mensajes (1 de enero de 1997 a 31 de diciembre de 1997). Desde el 1 enero de 1998 al 1 de junio de 1998 los mensajes han sido de 770. Pensamos que la participación en la lista de sus miembros es evidente. Tiene un tráfico importante, aunque teniendo en cuenta el número de suscritos quizás debería tener más mensajes, sin embargo, nuestra opinión, también expresada en las normas de la lista, es que lo importante es la calidad y no la cantidad de los mensajes, ello sin llegar al extremo de impedir explícita o implícitamente la participación en la lista de personas interesadas en su temática aún cuando tengan un nivel cultural o formativo no muy elevado. Con el objeto de ir profundizando en los factores que inciden en la calidad percibida por los suscritos a una lista de distribución, verdaderos artífices de su continuidad, iniciamos en esta lista el estudio que recogemos a continuación.

3.- Estudio empírico en la lista TELETRABAJO: hacia una "escala de calidad de las listas de distribución"

Con el objetivo básico de comprender mejor la dinámica de funcionamiento de las listas y profundizar en la temática de la mejora de su calidad científica, ya iniciada en la I Reunión de Administradores de Listas de Distribución de RedIRIS (véase Moliní, 1998; Sanz, 1998), realizamos un estudio empírico tendente a probar una escala que nos permitiera medir la calidad percibida por los suscritos a la lista y poder realizar comparaciones entre listas. En concreto, en la lista TELETRABAJO iniciamos en octubre de 1998 una investigación exploratoria, enviando un cuestionario mediante correo electrónico a la lista el 22 de octubre, existiendo tal día un número de suscritos de 777, de un total de 19 países. El cuestionario contaba con 14 preguntas nominales y de respuesta múltiple la mayoría. En este trabajo nos centramos en la pregunta 13, en la cual se pedía a los encuestados que valorasen en una escala de 0 (muy baja) a 5 (muy alta) una serie de características de la lista: rigurosidad científica (variable VAR13.1), veracidad de la información (VAR13.2), utilidad práctica de la información (VAR13.3), clima de cooperación en la lista (VAR13.4), administración de la lista en general (VAR13.5), moderación de la lista (VAR13.6), funcionamiento técnico (VAR13.7) y seguridad de los datos personales (VAR13.8). Estos ocho aspectos pueden plantearse como componentes de una futura escala estandarizada de medida de la "calidad" de las listas de distribución.

Tras analizar los cuestionarios recibidos hasta el 12 de noviembre, quedaron un total de 73 cuestionarios válidos, un 9,39% de los suscritos. Recogemos en la Tabla 3, los estadísticos generales referidos a las variables analizadas, tras haber sometido los datos a diversos análisis estadísticos con el software SPSS 7.5.

TABLA 3: Estadísticas generales de las variables

Como puede observarse, hay casos en los que, al no producirse respuesta, aparecen datos como perdidos. Además, con el ánimo de realizar un análisis descriptivo completo, recogemos varias medidas de posición central, como la media, mediana, moda, y otras medidas de dispersión, como la desviación típica, varianza y rango para los 8 ítems valorados. Con respecto a las valoraciones, destaca la VAR13.7 (funcionamiento técnico), con una valoración media muy positiva (4,18). Le siguen la VAR13.8 y la VAR13.5. Por debajo, la valoración más baja la tiene la VAR13.1 (rigurosidad científica), con un 2,72 y le siguen la VAR13.3 y la VAR13.4.

Por otro lado, en la VAR13.5, es en la que existe una menor desviación típica, lo cual indica una escasa variabilidad en su calificación. En este punto, las mayores desviaciones se producen en la VAR13.3 y en la VAR13.4 (véase Gráfico 1). Además, es interesante destacar como en las VAR13.5 a VAR13.8 el rango es 3, siendo los valores mínimos y máximos de las respuestas obtenidas el 2 y el 5, respectivamente. En la Tabla 4 recogemos las frecuencias para la VAR13.5, al ser la más general y relevante en este caso.

Al tratarse de respuestas obtenidas mediante una escala conviene realizar un análisis, al menos general, en cuanto a su validez y fiabilidad. En principio, pensamos que la escala presenta una validez de contenido suficiente, ya que recoge aspectos que consideramos esenciales para las funciones esenciales de una lista de distribución de una red académica y de investigación como RedIRIS. En cuanto a la fiabilidad, o sea, el que el valor generado por la escala sea consistente y estable, empleamos como medida del grado de fiabilidad el a de Cronbach que para estudios exploratorios, debe alcanzar un valor de 0,6 (Miquel, Bigné, Lévy, Cuenca y Miquel, 1997; p. 127). En nuestro estudio, a tiene un valor de 0,7257.

4.-Conclusiones

De todo lo expuesto, cabe extraer algunas consideraciones, a modo de conclusiones. En primer lugar, aún cuando las listas existen desde hace años, las investigaciones sobre cómo funcionan realmente, cómo organizarlas mejor y, en definitiva, cómo hacer que sean más eficaces, son muy novedosas y escasas. Incluso, a nivel de investigaciones más amplias sobre la comunicación electrónica que es posible gracias al empleo de los medios basados en Internet, también existen todavía escasos estudios (del Águila, 1998). Esto está cambiando con las últimas investigaciones, por ejemplo, sobre la economía digital emergente (Margherio, 1998).

En segundo lugar, pensamos que es posible y útil aplicar herramientas ampliamente empleadas en otros campos, como la Dirección Estratégica. Así, nosotros hemos aplicado una herramienta del análisis estratégico, que es el análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades). En este, se parte de un análisis interno y externo de una organización o, en este caso, de un proyecto, y se llegan a encontrar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades del mismo (véase Tabla 5).

En tercer lugar, del estudio empírico realizado en la lista TELETRABAJO, se desprende, por un lado, una participación muy reducida de los suscritos en una investigación relacionada con el medio en el que están. Por otro, aún siendo discutibles las cuestiones empleadas en la escala, pensamos que, al menos, sería útil para continuar con el debate de la mejora de la calidad de las listas, incluyendo la comparación entre sí. Esto sería útil, por ejemplo, a la hora de seleccionar entre listas que opten a las mismas herramientas o fondos, para lo cual sería necesario desarrollar una escala común, utilizable en cualquier lista. Así, los ocho aspectos medidos podrían formar una escala estandarizada que sirviera para medir la calidad de distintas listas, basándose en las respuestas de sus suscritos. A esta escala estandarizada la podríamos denominar "ECLIST (Escala de Calidad de las listas de distribución)", quedando ahora abierta la discusión sobre la inclusión/eliminación de ítems de entre los propuestos u otros, y, sobre todo, con respecto a los valores deseables en la escala para cada uno de ellos. Por último, pensamos que el empleo de esta escala permitiría mejorar la valoración que del trabajo de los administradores se realiza, al tiempo, que significaría un avance en la investigación sobre los determinantes de la calidad de las listas de distribución.

Bibliografía

• AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS (1997): Recomendaciones a usuarios de Internet. Documento electrónico obtenido en http://www.ag-protecciondatos.es(17 de diciembre de 1997).
• ÁGUILA, A.R. DEL (1998):La Comunicación Corporativa y los Medios basados en Internet. Análisis empírico de su implementación en las organizaciones españolas.Tesis Doctoral inédita. Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales. Universidad de Málaga.
• JIMÉNEZ QUINTERO, J.A. (dir. y coord.) (1997): Dirección Estratégica de la empresa (Teleeducación). Málaga: Instituto de Ciencias de la Educación (Universidad de Málaga).
• MARGHERIO, L. (1998): The Emerging Digital Economy. Secretariat on Electronic Commerce. U. S. Department of Commerce. Washington, D.C. (USA).
• MIQUEL, S.; BIGNÉ, E.; LÉVY, J.P.; CUENCA, A.C.; MIQUEL, M.J. (1997): Investigación de Mercados. McGraw-Hill. Madrid.
• MOLINÍ, F.(1998): "Propuesta para mejorar la calidad académica y científica de las listas".I Reunión de Administradores de Listas de RedIRIS. Madrid. Documento electrónico obtenido en http://www.rediris.es/list/propi/calidad.html(17/11/98).
• PADILLA, A. (1996): "Información sobre la Lista de Distribución Teletrabajo y Organización Virtual". Documento electrónico obtenido en http://www.rediris.es/list/info/teletrabajo.html (17/11/98).
• PADILLA, A. (1998): Teletrabajo. Dirección y Organización. Madrid: Ra-Ma.
• RedIRIS (1997a): "Normas de Estilo en el correo electrónico". Documento electrónico obtenido en >http://www.rediris.es/mail/estilo.html (27 de agosto de 1997).
• RedIRIS (1997b): "Conceptos básicos sobre las Listas de Distribución". Documento electrónico obtenido en http://www.rediris.es/list/basico.es.html# (22 de septiembre de 1997).
• SANZ, J. (1998):Actas de la I Reunión de Administradores de Listas de RedIRIS. Madrid. Documento electrónico obtenido en http://www.rediris.es/list/gt/my98/ald1.es.html (17/11/98).
• TERENA (1997a): "Mailing List". Guide to Network Resource Tools: Group communication. Documento electrónico obtenido en http://www.terena.nl/libr/gnrt/group/list.html(9 de septiembre de 1997).
• TERENA (1997b): "LISTSERV". Guide to Network Resource Tools: Networked interest groups. Documento electrónico obtenido en http://www.terena.nl/libr/gnrt/group/listserv.html(9 de septiembre de 1997).

Notas:

1. Sobre el funcionamiento técnico de las listas de distribución véase RedIRIS (1997b) y TERENA (1997a, 1997b).


2. Véase http://empresa.rediris.es/campus


3. Se respeta escrupulosamente la normatitva de la RedIRIS al respecto (RedIRIS, 1997a), además de las recomendaciones de la Agencia de Protección de Datos (1997)

---

José Antonio Jiménez Quintero
 jajq [at] uma [dot] es
Antonio Padilla Meléndez
 apm [at] uma [dot] es

Administradores de la Comunidad Virtual "Organización de Empresas"
Universidad de Málaga