¿Para qué usan la red las bibliotecas?

Introducción

En la última década, las bibliotecas universitarias han conseguido un avance cualitativo muy importante, especialmente en lo que se refiere a servicios a usuarios. En esta mejora han jugado un papel fundamental las tecnologías de la información soportadas por redes informáticas tanto locales como amplias o como la misma Internet. Si bien las bibliotecas no se han caracterizado por usar la tecnología de red más novedosa, sí debe admitirse que han estado a tan solo unos pasos de esa tecnología punta, usando de manera intensiva la red y los nuevos servicios desarrollados sobre ella en cuanto estos han sido lo suficientemente estables como para dar un servicio fiable y de calidad. Esta pequeña distancia es el lapso de tiempo que necesita una nueva tecnología para convertirse en un estándar bien definido. Las bibliotecas han preferido usar siempre esos estándares ya que les han permitido tener una información acumulativa a lo largo del tiempo.

En este artículo haremos un breve repaso cronológico a la evolución de las bibliotecas que han usado la red para mejorar y desarrollar sus procesos internos y sus servicios al usuario final. El análisis se estructurará en tres partes, usando como puntos de inflexión los que han guiado la evolución del Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Catalunya [1], que es nuestro puesto de observación.

El pasado: el inicio de la automatización de las bibliotecas

Hablar del pasado en el desarrollo de la red en las bibliotecas es hablar de hace tan sólo unos años, aunque ya en el año 1968 aparece el formato MARC (Machine Readable Cataloging) para la representación e intercambio de información bibliográfica. En 1973 hace su aparición el estándar ISO 2709 como representación informática de ese formato MARC. La existencia de ese estándar en alguna de sus adaptaciones (USMARC, UKMARC, CATMARC, IBERMARC, etc.) es el que ha posibilitado la rápida conversión de los catálogos de las bibliotecas en papel a catálogos automatizados consultables remotamente.

A partir de finales de los años 80 las bibliotecas vieron la necesidad de automatizar sus fondos para hacerlos accesibles a sus usuarios y de dar acceso a bases de datos locales o remotas (aunque todavía no sobre Internet). En esta época las bibliotecas universitarias escogen sistemas de automatización conforme al estándar MARC y empiezan a convertir sus catálogos. Es un proceso lento y caro. El uso de la red es básicamente local pero se empieza a utilizar para consultar catálogos de otras bibliotecas y conectar algunos de ellos entre sí para aprovechar la catalogación por copia. En 1990 en Catalunya, tres universidades comparten registros entre sus catálogos (UAB, UPC y UPF). En 1995 todos los catálogos de las universidades catalanas, que usan el mismo software de automatización, están conectados entre sí compartiendo registros de una manera un tanto voluntariosa. El uso de la red empieza a ser intensivo, los cortes de servicio y la lentitud de líneas representan un problema pero no impiden el trabajo de catalogación local.

Paralelamente, la implantación de bases de datos en CD-ROM empieza importante. Estas bases de datos, que estaban instaladas en sistemas monousuario, empiezan a instalarse en servidores de red local. El uso de ancho de banda por parte de estas aplicaciones es muy importante (requieren 1Mbps por lo menos) con lo que su implantación se ve frenada por una red que todavía no llega con la suficiente velocidad a todos los puntos de la universidad.

El presente: los catálogos colectivos

A principios de 1996 se crea el CCUC (Catálogo Colectivo de les Universidades de Catalunya) que responde a la unión (no a la suma) a través de un algoritmo de control de duplicados, de todos los catálogos de las universidades públicas catalanas además de la Biblioteca de Catalunya. A finales del mismo año se crea el CBUC (Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Catalunya) que, entre otras cosas, gestionará ese catálogo.

El proceso de catalogación de un libro en el CCUC es como sigue: la persona que recibe el libro en cualquiera de las bibliotecas que componen el CCUC está conectada permanentemente a dos bases de datos, el CCUC y su catálogo local, usando por defecto el CCUC. Si esa monografía ya existe en la base de datos (la ha introducido otra universidad), se copia el registro MARC del CCUC al catálogo local de la universidad y se le añade cierta información local (código de barras, ubicación, etc.). Si la obra no existe se cataloga de nuevo siguiendo los procedimientos del CCUC y los puntos de acceso (materias, autores, etc.). Con una sola consulta en el CCUC se consigue acceder a la totalidad del fondo bibliográfico universitario catalán buscando en una sola base de datos (antes en diez). La catalogación por copia aumenta notablemente (en estos momentos un 70%) reduciendo mucho su coste. Hoy día el CCUC está formado por los fondos de 14 instituciones, contiene 1.500.000 registros (es la mayor base de datos bibliográfica española) y tiene una media de 200 catalogadores simultáneos.

Aprovechando la unión de esos catálogos y para disminuir la catalogación original (lenta y costosa), se han construido otros sistemas de soporte sobre el CCUC como la "Copy Cataloging". Se trata de una base de datos (como un segundo catálogo) en el que semanalmente se copian los registros de todas las publicaciones en lengua inglesa, adquiridas de la Library of Congress, en Washington y traídas vía FTP. Contiene también todos los registros de la base de datos de la Biblioteca Nacional (Madrid). El catalogador que no encuentra una obra en la base de datos principal puede acceder a esta base de datos secundaria y copiar de allí el registro adaptándolo al estándar local.

Entre las muchas ventajas que podríamos citar de tener un catálogo colectivo podemos destacar, por novedosa y por su conexión directa con el uso de la red, la catalogación con servicios de valor añadido. En estos momentos y, como prueba piloto, se esta ensayando con un proveedor de libros la catalogación en origen de estas publicaciones. Es decir, cualquier libro comprado por una biblioteca a este proveedor estará ya catalogado en el CCUC cuando lo reciba esa biblioteca.

Como fácilmente puede deducirse, la red informática (en este caso la "Anella Científica" de Catalunya) es la espina dorsal sobre la que se sustenta el CCUC que necesita un acceso rápido y fiable. Un minuto de interrupción en las comunicaciones significa detener directamente el trabajo de 200 personas durante ese tiempo. De la misma forma el CCUC necesita conexiones de calidad con el exterior para sus consultas desde fuera de la red catalana (un 30%), para la catalogación con valor añadido y para la transferencia de registros para la "Copy Cataloguing" o para crear otras bases de datos (como Rebiun). Estas transferencias suponen el envío y recibo semanal de ficheros de hasta 500Mbytes.

La aparición y rápida difusión de la tecnología Web supuso también un cambio cualitativo en las bibliotecas, especialmente en la consulta de sus catálogos. La mayor parte de fabricantes de software de gestión de bibliotecas adaptaron la consulta del catálogo (llamada OPAC) a la tecnología Web mediante un programa front-end que da una visión al usuario totalmente distinta de la aplicación. El nuevo aspecto, mucho mas atractivo del catálogo, ha propiciado un uso todavía mayor de este ya que no es necesario tener ninguna formación específica para buscar una obra concreta. A título de ejemplo, el CCUC ha triplicado las consultas exteriores desde que está dotado de esta interfaz Web y, en la actualidad tiene una media de 35.000 consultas exteriores (no hits) mensuales.

La aparición de nuevas tecnologías no se ha escapado de los estándares bibliotecarios, en concreto el MARC que sigue ese progreso pocos pasos atrás. El formato MARC ha sido ampliado con el campo (llamado etiqueta) 856 que permite la catalogación de recursos electrónicos (direcciones http, FTP, telnet, etc.). A través de este campo y, con el software adecuado puede conseguirse relacionar todos los recursos internos o externos de una biblioteca, creando para el usuario la visión de una biblioteca distinta, la biblioteca digital.

El futuro: la biblioteca digital

¿Cómo será la biblioteca del mañana? La respuesta es incierta y difícil de contestar. En cualquier caso creemos que estará basada igualmente en el papel pero sus servicios de consulta para el usuario se verán incrementados con las bases de datos consultables ya desde cualquier punto de la red, la consulta y distribución de sumarios electrónicos y la difusión de las revistas electrónicas. Todo ello mezclado, aprovechando la tecnología del estándar Z39.50 [2].

El estándar Z39.50, creado ya en 1988 y ampliado sucesivamente hasta su versión 3 de 1995, ha de revolucionar el acceso electrónico a las bibliotecas. Pensado como un estándar general de consulta a bases de datos, ha encontrado en las bases de datos bibliográficas y especialmente en los catálogos de las bibliotecas su campo de aplicación más inmediato. Con este estándar (es sencillamente una capa superior de TCP/IP), se podrá usar cualquier programa cliente para consultar cualquier catálogo que cumpla ese estándar de una forma totalmente transparente. Es más, podremos realizar una consulta simultánea a varios catálogos totalmente dispersos por nuestra red o Internet filtrando nuestro cliente el resultado final.

Un aspecto muy importante que se intuye en un futuro no muy lejano es la aparición de los catálogos colectivos virtuales. Estos catálogos, que tendrán la misma misión que los catálogos colectivos actuales (el CCUC por ejemplo) no necesitaran la creación explícita de una base de datos diferente a la local ni procedimientos de catalogación muy distintos. Aprovechando las características de actualización de información del Z39.50, el catalogador podrá trabajar en su catálogo local creando indirectamente y de una forma automática una especie de catálogo colectivo. El usuario por su parte, podrá simular la existencia de catálogos colectivos según sus necesidades sencillamente haciendo búsquedas simultáneas en diferentes bases de datos. Por contra, uno de inconvenientes de los catálogos colectivos virtuales es que no existe una unificación de sus registros ni de sus puntos de acceso, con lo que las búsquedas son menos eficientes.

Entre las otras novedades que aparecerán con la biblioteca digital cabe destacar el rápido desarrollo de las revistas electrónicas que, estas sí, podrían ir sustituyendo a las tradicionales revistas en formato papel. Estas revistas son simples traslaciones de su formato papel a formato electrónico (PDF, html, Tex) y con su hermana en papel también en distribución o, en el otro extremo, revistas solamente electrónicas, con un formato distinto (por ejemplo no organizadas por números) y con su contenido totalmente entrelazado. En cualquier caso, estas revistas que ya existen en un número importante en la actualidad, van a ver incrementado su uso debido a las notables ventajas que presentan: acceso uniforme des de cualquier punto de la red sin desplazamiento a la biblioteca, posibilidad de búsqueda del contenido, posibilidad de enlaces hipertextuales con otros recursos de la biblioteca digital, etc.

De una forma parecida, las bases de datos, hoy de contenido básicamente bibliográfico, incluirán el texto completo de la referencia, fusionándose de alguna manera con las revistas electrónicas. Este cambio en el contenido provocará unos requerimientos superiores de la red por su mayor uso y por el aumento considerable de su tamaño.

Después de unas pinceladas de lo que será la próxima biblioteca digital (de la que pueden verse ya algunos servicios) habría que analizar que implicaciones o necesidades va a tener sobre la red. Para empezar, el uso intensivo y extendido de Z39.50 va a potenciar un uso todavía mayor de los catálogos, ello significa mayor necesidad de anchos de banda en líneas remotas, pero la posibilidad inherente de búsquedas en paralelo transformará cada consulta al catálogo en, como mínimo, dos o tres consultas paralelas, necesitando un ancho de banda doble o triple del actual. Además, a esto se añadirá la segura aparición de los catálogos colectivos virtuales que necesitarán una red rápida y fiable. Pero la aparición de las revistas electrónicas es la que va a tener una mayor repercusión sobre las necesidades de la red. Las revistas, en ocasiones muy caras (más de un millón de pesetas de suscripción anual) van a necesitar una red segura y un sistema de identificación que permita su circulación por la red. Además, debido a su tamaño en Megabytes (contienen muchas imágenes de gran calidad en color en las que no podemos disminuir su calidad, pensemos en imágenes médicas por ejemplo), parece inviable tenerlas en un servidor local, especialmente el archivo de números anteriores. Es por ello que se está configurando el servicio de revistas electrónicas como un servicio básicamente remoto hasta los propios distribuidores (básicamente en Estados Unidos) pero que necesitará un ancho de banda importante para poder descargar esas revistas en un tiempo aceptable.

Conclusión

Las bibliotecas utilizan la red interna y externa de una forma intensiva, no sólo para acceder a recursos lejanos sino como herramienta, hoy por hoy, ya indispensable en su trabajo diario.

Cada vez serán mayores los requerimientos de velocidad, seguridad y fiabilidad de la red, por la cual ya viajan millones de consultas informáticas de usuarios cada vez menos tímidos delante del teclado.

Referencias

1. Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Catalunya (CBUC). http://www.cbuc.es

2. Estándar Z39.50. http://lcweb.loc.gov/z3950

Ramon Ros i Gorné
 rros [at] cbuc [dot] es
Jefe de Informática
Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Cataluña