Emilio Ampudia y Rosa Mª Martín Introducción
En la Facultad de Informática de Barcelona (Universidad Politécnica de Cataluña) se imparten en estos momentos cuatro planes de estudios: Ingeniería de Informática, Ingeniería Técnica de Informática de Gestión e Ingeniería Técnica de Informática de Sistemas y la Licenciatura de Informática (en vías de extinción).En el cuatrimestre actual se han matriculado 3.096 estudiantes y 235 profesores de siete departamentos diferentes imparten 96 asignaturas (de las 135 asignaturas posibles). La administración y los servicios de la FIB se apoyan en 50 miembros del Personal de Administración y Servicios y en becarios colaboradores.
La comunicación entre los diferentes miembros de la Facultad es imprescindible para el buen funcionamiento del centro. Para agilizar dicha comunicación se optó ya hace tres años por la publicación de la información en un entorno WWW. Web y correo electrónico, son las principales herramientas de trabajo a las cuales tienen acceso todos los colectivos de la facultad (incluidos los estudiantes).
Los estudiantes pueden acceder a estos servicios desde cualquiera de las 14 aulas informáticas de la Facultad equipadas con 245 equipos informáticos (120 terminales VT, 95 PCs y 30 terminales X). También pueden acceder a ellos desde su casa utilizando el servicio de acceso remoto de la Universidad o a través de un proveedor de Internet. Los profesores normalmente disponen de equipos informáticos con interface gráfico (PC, terminal X o estación de trabajo) en sus despachos o en alguna sala común equipada por el departamento al que pertenecen. En este caso el acceso al servicio WWW de la Facultad se realiza utilizando la red troncal de la Universidad. Al igual que los estudiantes, también pueden acceder desde cualquier punto de la Internet.
El Servicio de Información WWW general
La información ofrecida a través de WWW al público en general desde la URL http://www-fib.upc.es/ es:
- Información general de la Facultad: equipo directivo, historia, plano de situación.
- Información académica: Guías docentes, planes de estudio, normativas, programas de asignaturas, calendario académico, calendario de exámenes, horarios y aulas de las clases, oferta de proyectos final de carrera.
- Programas de intercambio de estudiantes.
- Programas de cooperación educativa y bolsa de trabajo.
- Biblioteca.
- Laboratorio de Cálculo (normas, recursos, servicios, avisos urgentes, etc.).
- Asociaciones de estudiantes.
- Órganos de gobierno (reglamentos, actas, etc.).
- Noticias (cursos, becas, congresos, concursos, etc.).
Los servicios de información internos
Ante la gran aceptación del servicio de información, se decidió aumentar los servicios ofrecidos a través del WEB por medio de aplicaciones más específicas destinadas a los principales colectivos de la Facultad: estudiantes (el "Racó de l'Estudiant") y profesores (el "Racó del Professor"). El tratamiento por perfiles evita la dispersión de información ocasionada por el gran volumen de información disponible y permite ofrecer servicios concretos en función de las distintas necesidades de estos colectivos. Estos servicios actúan como herramientas de gestión académica (pues además de simplificar el acceso a la información académica, permiten capturar información relevante como la Guía Docente) y como herramientas de soporte a la docencia, facilitando la comunicación entre los profesores y estudiantes.Todas las herramientas presentadas en este documento pueden utilizarse desde cualquier lugar de Internet (lo que permite a nuestros usuarios trabajar y consultar información desde su casa), pues están basadas en tecnología de WWW, CGIs y JAVA.
El "Racó de l'Estudiant"
El acceso a la información especifica de los estudiantes se realiza a través del "Racó de l'Estudiant". Mucha de esta información es confidencial, por lo que está protegida por un identificador de usuario y una contraseña. Una vez identificado, el alumno tiene acceso a:
- Información general de las asignaturas de las que está matriculado: profesor (nombre, dirección de correo electrónico, página de web), programa, forma de evaluación, bibliografía, etc. Esta información está recogida en la "Guía Docente" de la Facultad. Ocasionalmente da acceso a información ampliada sobre la asignatura residente en otros servidores.
- Avisos sobre dichas asignaturas: convocatorias de exámenes, enunciados prácticas, etc.
- Notas de las asignaturas (información restringida a los estudiantes y profesores de cada asignatura).
- Foros de discusión de asignaturas (en los que únicamente pueden participar los estudiantes y profesores de la asignatura).
- Expediente académico. Esta información está restringida al estudiante y al personal autorizado y se extrae de la base de datos de gestión académica.
- Puntualmente otras informaciones de carácter confidencial o de acceso restringido como el orden de matriculación.
Toda la información accesible desde el "Racó de l'Estudiant" (excepto la fotografía) puede visualizarse desde clientes WEB no gráficos como LYNX, para facilitar su consulta desde los terminales VT instalados en las aulas informáticas.
El "Racó de l'Estudiant" se ha convertido en la principal fuente de información de los alumnos, gracias a su comodidad de acceso y rápida actualización.
Según una encuesta realizada a 1540 estudiantes durante el periodo de matrícula de Septiembre de 1997 para evaluar la calidad de los servicios de la Facultad el 67% afirman que la información que obtienen del "Racó de l'Estudiant" es satisfactoria.
El "Racó del Professor"
El "Racó del Professor" incluye las funcionalidades necesarias para el desarrollo de las principales necesidades de un profesor de asignatura. Dentro de los profesores, se hace una distinción según su perfil: por un lado el profesor responsable de la asignatura y por otro, el resto de profesores que la imparten. Esta distinción se realiza para acotar las restricciones de acceso al Racó.
El "Racó del Professor" dispone de una ayuda interactiva que facilita su uso y resuelve las dudas más frecuentes. No obstante, se ofrece un servicio de soporte continuo (a través de correo electrónico, telefónico y visitas a los despachos de los usuarios) y una labor informativa constante, sobre todo para vencer las reticencias iniciales. Después de dos cuatrimestres de experimentación con estas aplicaciones, la mayoría de profesores valoran muy positivamente su existencia.
Actualmente el "Racó del Professor" ofrece las siguientes funcionalidades:
- Actualización/consulta de la información de la asignatura en la Guía Docente.
- Gestión de avisos y notas de la asignatura.
- Listados de estudiantes.
- Proyectos de final de carrera. Con esta opción, los profesores pueden introducir y actualizar la información sobre los proyectos de final de carrera que ofertan. Solicitar los recursos que un estudiante necesita para realizar un proyecto en concreto o consultar la oferta global de proyectos.
- Gestión de grupos de prácticas (que permite crear grupos de prácticas para poder posteriormente extraer listados de esos grupos).
- Foro de discusión de la asignatura (petición de creación, administración de los mensajes del foro y acceso a éste).
- Actualización/consulta de la información de la asignatura en la Guía Docente Internacional.
Actualización/consulta de la información de la asignatura en la Guía Docente.
Una de las funciones del profesor responsable es la de mantener actualizada la información de su asignatura en la Guía Docente. Esta actualización se realizaba tradicionalmente reportando las modificaciones de forma impresa al centro. A partir de estos papeles, surgía la versión impresa y la electrónica.Para agilizar este proceso, se desarrolló una aplicación que permitiese al profesor realizar estas actualizaciones directamente sobre un soporte electrónico, utilizando tecnología WWW. Esta aplicación empezó a utilizarse en Junio de 1996 para elaborar la Guía Docente del curso 96/97 y ha permitido reducir considerablemente la tarea administrativa necesaria para generar la Guía.
La aplicación de Guía Docente permite actualizar la información que se publica sobre la asignatura: profesor responsable (nombre, dirección de correo electrónico, URL de su página personal), URL de la página de la asignatura (con información adicional como apuntes, otras fuentes, etc.), objetivos docentes, método de evaluación de la asignatura, carga de trabajo, programa, bibliografía básica y complementaria. Otros datos (créditos, requisitos, etc.) se obtienen de la base de datos de gestión académica. Las modificaciones no se hacen públicas hasta que han sido validadas por el Jefe de Estudios. Una vez publicada, cualquier usuario de Internet puede consultarla. También se imprime un número reducido de ejemplares de ésta.
Para poner en marcha el proceso de actualización de la Guía Docente vía web, fue necesario activar los mecanismos de soporte y formación adecuados, así como desarrollar otras herramientas que permitiesen al Jefe de Estudios o a la persona responsable de Coordinación Académica hacer un seguimiento de las actualizaciones realizadas. Estas herramientas además permiten hacer extracciones de informaciones determinadas (p.ej. generar listas de distribución de profesores responsables, obtener toda la bibliografía básica necesaria para la Facultad, etc.).
La información sobre la asignatura no incluida en la Guía Docente puede ofrecerse desde páginas web adicionales a las que se apunta desde la propia Guía. Estas páginas pueden estar en ordenadores de la Facultad o en los de los diferentes departamentos.
Gestión de avisos y notas
Esta aplicación permite a los profesores mantener un contacto directo con los alumnos.El objetivo del servicio de publicación de avisos es dotar al profesor con una herramienta para introducir y gestionar los avisos sobre su asignatura (cambios de horario, convocatorias de exámenes, enunciados de problemas, soluciones de exámenes, etc.) de forma que pueda comunicarse directamente con los estudiantes matriculados de su asignatura (aunque todos los estudiantes de la Facultad pueden consultar esta información).
Un tipo especial de avisos son las convocatorias de examen que siguen un formato rígido. El resto de avisos pueden introducirse con texto libre o a partir de archivos locales de diferentes formatos (entre ellos el hipertexto). El profesor determina la fecha de caducidad de los avisos para que éstos se borren automáticamente. También puede borrar explícitamente un aviso o editarlo.
Las notas se introducen de forma similar a los avisos pero el tratamiento que se hace de éstas asegura su confidencialidad. Sólo los estudiantes de la asignatura pueden acceder a esta información.
Se ha creado también la figura del "administrador de los avisos y notas", que puede consultar/modificar todos los avisos y notas y que recibe una notificación cuando alguien actualiza esta información (con lo que puede eliminar avisos erróneos, notas no protegidas, etc.).
Listados de estudiantes
Desde el curso 96-97 durante el proceso de matrícula se obtiene la imagen digitalizada de todos los estudiantes. Esta información, junto con la obtenida de la base de datos de gestión académica, permite elaborar los listados y fichas de clase.Desde la aplicación de listados, se puede consultar (e imprimir) en diferentes formatos la información relevante que la facultad pone a disposición de los profesores sobre los estudiantes matriculados de su asignatura. El profesor puede seleccionar los campos que desea que aparezcan en el listado y el tipo de ordenación o puede extraer listados de formatos ya predeterminados.
Conclusiones
Los servicios actuales se utilizan frecuente y satisfactoriamente (ver estadísticas y datos sobre las encuestas). Además de agilizar los procedimientos de gestión de la Facultad, permiten aumentar el grado de comunicación entre los estudiantes y profesores y otorgan al profesor más independencia de la administración de la Facultad.Sin embargo, hasta llegar aquí nos hemos encontrado con diversas dificultades, de las cuales destacaríamos:
- Integrar el sistema de gestión académica existente con el sistema de información vía web, aunque en estos momentos se está haciendo una reingeniería de la gestión académica basada ya en tecnología WWW.
- La falta de directrices legales claras y escritas sobre la publicidad o confidencialidad de los datos.
- Las reticencias iniciales de algunos profesores, salvadas mayoritariamente gracias al servicio de soporte continuo.
- Garantizar el acceso universal a los estudiantes, teniendo en cuenta los equipos informáticos disponibles en las aulas.
- La falta de herramientas de desarrollo adecuadas cuando se inició el desarrollo de estos servicios.
- La necesidad de mantener una formación constante sobre una tecnología en continua evolución.
- Horarios personalizados de los estudiantes y profesores (incluidas las horas de consulta).
- Utilización de tarjetas inteligentes para realizar la autentificación usando certificados (ver http://www-fib.upc.es/HP-philanthropic/hp2.html).
- Herramientas de soporte a la docencia no presencial.
- Integración de otras tecnologías multimedia.
Probablemente hay otras necesidades de profesores y estudiantes no cubiertas actualmente pero el camino ya está despejado (formación de los usuarios, filosofía de trabajo en red) para poder utilizar estas tecnologías e incorporar mejoras a lo que ahora tenemos.
Emilio Ampudia y Rosa Mª Martín
Laboratorio de Cálculo
Facultad de Informática de Barcelona
UPC
emilio [at] fib [dot] upc.es
rosam [at] fib [dot] upc.es