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Normas de Estilo en el correo electr�nico

 Servicio Correo Electr�nico RedIRIS


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Normas de Estilo en el correo electr�nico.

Contenido

Introducci�n
  1. Cabeceras de los mensajes.
  2. Env�o de mensajes no ASCII.
  3. Pensar en el destinatario del mensaje.
  4. Uuencode.
  5. Longitud de las l�neas de los mensajes.
  6. Env�o de caracteres espa�oles.
  7. Responder correo.
  8. Firmas autom�ticas.
  9. Tama�o de los mensajes.
  10. Otros consejos.
Configuraci�n de programas de correo electr�nico

  1. Introducci�n.

    Este documento intenta ofrecer una serie de recomendaciones b�sicas a la hora de enviar y recibir correo electr�nico. El aceptar estas sencillas normas le garantizar� el �xito en el intercambio de correo electronico con el resto de usuarios Internet.

  2. Cabeceras de los mensajes.

    Las cabecera de los mensajes ofrece informaci�n al receptor de un mensaje sobre qui�n lo envia. Las cabeceras que hay que afinar como m�nimo son:

    • Cabecera "From" es la principal y que los receptores leer�n para saber qui�n es el emisor del mensaje. Los formatos de la cabecera From son:

      (1) From: Tu_nombre Tus_apellidos
      (2) From: login@direccion (Tu_nombre Tus_apellidos)

      El formato (1) es el m�s recomendado. Es recomendable que la parte "direccion" sea lo m�s corta e indicativa posible, es decir entre la direcci�n usuario@polite.fis.uab.es y usuario@uab.es la segunda es preferible.

    • Es COMPLETAMENTE ilegal colocar caracteres no ASCII en la parte "login" y/o "direccion" de la cabecera From.

    • Es correcto y legal (RFC-2047) pero actualmente poco recomendable colocar caracteres no ASCII en la descripci�n de "Tu_nombre Tus_apellidos".

      La colocaci�n de caracteres no ASCII en el campo From o en el Subject puede acarrear problemas debido a:

      • Estafetas intermedias (MTAs) obsoletas o mal configuradas que no sigan las normas (RFC-2047)
      • Clientes de correo (UAs) que no implementen de forma correcta las especificaciones (RFC-2047).

      IMPORTANTE: Si se decide utilizar caracteres no ASCII en alguna de las cabeceras de un mensaje NUNCA DEBEN LOCALIZARSE ENTRE " " (comillas dobles).

  3. Envio de mensajes no ASCII.

    Antes de enviar mensajes se debe estar seguro que se tiene bien configurado el cliente de correo; para ello se debe revisar:

    • Configuraci�n MIME.
    • Que no se introducen formatos extra�os
    • Que no se adjuntan autom�ticamente ficheros extra�os.

    Para hacer una prueba puede enviar un mensaje a: echo@rediris.es que le contestar� tal como lo ver�a usted, con su UA, el destinatario puede tener otros problemas.

    � C�mo configurar de forma adecuada Outlook Express ?

  4. Pensar en el destinatario del mensaje.

    Antes de enviar un mensaje no s�lo debes meditar el contenido sino pensar en el destinatario o los destinatarios, caso de una lista de distribuci�n. Es decir no incluyas mensajes adjuntos (attachments) sino no est�s seguro que el receptor lo puede visualizar.

    Hay que tener en cuenta que no todos los usuarios utilzan su mismo cliente (programa) de correo electr�nico ni su mismo sistema operativo.

    Por lo tanto no utilice formatos o codificaciones propios en los mensajes sino los compatibles de Internet, sobre todo los formatos y codificaciones est�ndar MIME.

    Intenta NO enviar mensajes adjuntos binarios (gif, jpeg, zip, etc.) a listas de distribuci�n; Internet ofrece otro tipo de aplicaciones para intercambiar informaci�n de este estilo.

    Es aconsejable ponerse en contacto con el destinatario antes de enviar un mensaje que no sea texto, por ejemplo, si deseamos enviar un fichero Word deber�amos preguntarle algo asi como:

       "Te voy a enviar un texto escrito en Word 6 o 
    superior y codificado con  MIME �Est�s preparado?"
    Se deber� de desactivar cualquier opci�n que por defecto envie los mensajes en formato HTML tal y como implementan algunos paquetes de correo electr�nico.

  5. Uuencode.

    Uuencode no es un estandard y por lo tanto no es compatible. Se debe de utilizar codificacion base64 tal como indican los estandares MIME.

    Muchas Estafetas de correo estropean mensajes con formatos uuencode. Existe un amplio ab�nico de codificadores y decodicadores UUENCODE, incluso variantes para PC,VMS y UNIX y no todos compatibles.

    En caso que desee enviar mensajes en formato uuencode lo mas razonable es que antes se pusiera en contaco con el destinatario para preguntarle si es capaz de decodificarlo (esta pr�ctica deberia de ser habitaul con otros formatos).

    POR SUPUESTO A LISTAS DE DISTRIBUCI�N NO DEBEN DE ENVIARSE MENSAJE EN FORMATO UUENCODE.

  6. Longitud de las lineas de los mensajes.

    Hay que configurar las l�neas de los mensajes a menos de 80 columnas. 75 es un n�mero aceptable. Este tema depende de varios factores que hay que ajustar: resoluci�n de la pantalla (pixels horizontales), el tama�o de la letra, tama�o de la ventana y configuraci�n del cliente de correo electr�nico.

    Los clientes de correo electr�nico que tengan la opci�n de formatear las lineas de un mensaje al leerlos y/o enviarlo ser�a interesante definirlo a 75 para dar un poco de margen a otros paquetes de correo utilizados por los destinatarios de sus mensajes.

    Si el texto no se reorganiza y visualiza l�neas muy largas (que se salen por la parte derecha de la pantalla) tal vez sea porque su programa de correo electr�nico es obsoleto o malo, y no tiene capacidad para reorganizar el texto; pero tambi�n es posible que se pueda modificar alguna opci�n de la configuraci�n para que realice la adaptaci�n.

    La opci�n mas sensata y que no conlleva mucho esfuerzo es formatear el mensaje a mano.

  7. Envio de caracteres espa�oles.

    Siempre que sea posible deben de enviarse los mensajes con caracteres espa�oles en el cuerpo. Esto permitir� expresarnos de forma correcta y con sentido.

    Para ello es recomendable utilizar mensajes de texto conteniendo caracteres especiales castellanos el tipo de codificacion MIME "Quoted-Printable". Hay que configurar el cliente de correo electr�nico de esta forma, as� por ejemplo:

    Netscape -> Mail & News Preference -> Composition -> Send and Post = MIME Compliat (Quoted Printable)

    Eudora -> Tools -> Options -> "Sending Mail" ->Activar(x) "May use Quoted-Printable"

    Es recomendable NO usar transferencias codificadas en 8 bits pues se puede encontrar problemas a la hora de atravesar otras estafetas de correo en Intenet y obtener errores como es:

    .... while talking to cc-server9.massey.ac.nz.:
>>> DATA
<<< 554 8BIT SMTP extension not supported
554 ... Service unavailable

  8. Responder correo.

    Antes de contestar a un mensaje personal o a trav�s de una lista debe de tenerse en cuenta los siguientes puntos:

    • La cita completa del mensaje anterior que est� replicando es totalmente INNECESARIA, s�lo se debe de citar lo que se va a contestar y lo que sea imprescindible para entender el contexto del mensaje.

      Es muy recomendable tener deshabilitado la incorporaci�n autom�tica del texto original e incorporar lo que se desea citar con Copy+Paste. La forma de deshabilitarlo es:

      • Netscape Mail --> Options -> Mail and News Preferences -> Composition -> "Automatically quote original message ...." -> No

      • Eudora --> bot�n Reply -> CTRL+A

    • En foros de discusi�n es necesario explicitar a qui�n se est� contestando, sobre qu� tema, y en que momento de la conversaci�n. Tener en cuenta que algunas veces la Red puede producir malas jugadas y ocasionar retrasos en la entrega de mensajes con lo que la secuencia de recepci�n puede perderse.

    • Antes de contestar a un mensaje de una forma visceral, es conveniente hacer una pausa y dejarlo para otro momento.

  9. Firmas autom�ticas.

    Es interesante la incorporaci�n de firmas aut�maticas con informacion adicional. Las firmas deben ser lo m�s concisas posible aunque quiz�s mas de 10 lineas empieza a ser molestas. Por supuesto las firmas no deben ser ficheros anexos.

    Es muy interesante que en la firma la primera linea sea -- (dos guiones), son caracteres entendidos por muchos servidores autom�ticos (servidores de listas etc) como el comienzo de la firma. As� por ejemplo un firma podria ser:

    --
Margarita P�a
	Responsable de Comunicaciones de la T.I.A.

  10. Tama�o de los mensajes.

    Hay que tener cuidado con el tama�o de los mensajes. Incluir largos ficheros Word , Postcript o programas puede hacer su mensaje tan largo que tenga problemas de recepci�n, as� como consumo de recursos innecesarios al receptor del mensaje.

    Las aplicaciones Internet hay que conocerlas y usar cada una para la finalidad con la que fueron dise�adas. El correo electr�nico debe de ser usado con tama�os de mensajes moderados pues para tama�os grandes es mas �til usar FTP.

  11. Otros consejos.

    • La inclusi�n de frases con letras may�scula en un mensaje indica que est� gritando.

    • Utilice s�mbolos para enfatizar palabras o frases. Puedes utiliza el s�mbolo * para decir *esto es muy importante* o _remarcar esto otro_

    • Use smileys para indicar el tono de voz. Pero uselos con mesura.

    • Rellene el campo Subject: con una frase corta y descriptiva del contenido del mensaje.
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Actualizado el 13/06/2000
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