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Normas de Estilo en el correo electrónico

 Servicio Correo Electrónico RedIRIS


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Normas de Estilo en el correo electrónico.

Contenido

Introducción
  1. Cabeceras de los mensajes.
  2. Envío de mensajes no ASCII.
  3. Pensar en el destinatario del mensaje.
  4. Uuencode.
  5. Longitud de las líneas de los mensajes.
  6. Envío de caracteres españoles.
  7. Responder correo.
  8. Firmas automáticas.
  9. Tamaño de los mensajes.
  10. Otros consejos.
Configuración de programas de correo electrónico

  1. Introducción.

    Este documento intenta ofrecer una serie de recomendaciones básicas a la hora de enviar y recibir correo electrónico. El aceptar estas sencillas normas le garantizará el éxito en el intercambio de correo electronico con el resto de usuarios Internet.

  2. Cabeceras de los mensajes.

    Las cabecera de los mensajes ofrece información al receptor de un mensaje sobre quién lo envia. Las cabeceras que hay que afinar como mínimo son:

    • Cabecera "From" es la principal y que los receptores leerán para saber quién es el emisor del mensaje. Los formatos de la cabecera From son:

      (1) From: Tu_nombre Tus_apellidos
      (2) From: login@direccion (Tu_nombre Tus_apellidos)

      El formato (1) es el más recomendado. Es recomendable que la parte "direccion" sea lo más corta e indicativa posible, es decir entre la dirección usuario@polite.fis.uab.es y usuario@uab.es la segunda es preferible.

    • Es COMPLETAMENTE ilegal colocar caracteres no ASCII en la parte "login" y/o "direccion" de la cabecera From.

    • Es correcto y legal (RFC-2047) pero actualmente poco recomendable colocar caracteres no ASCII en la descripción de "Tu_nombre Tus_apellidos".

      La colocación de caracteres no ASCII en el campo From o en el Subject puede acarrear problemas debido a:

      • Estafetas intermedias (MTAs) obsoletas o mal configuradas que no sigan las normas (RFC-2047)
      • Clientes de correo (UAs) que no implementen de forma correcta las especificaciones (RFC-2047).

      IMPORTANTE: Si se decide utilizar caracteres no ASCII en alguna de las cabeceras de un mensaje NUNCA DEBEN LOCALIZARSE ENTRE " " (comillas dobles).

  3. Envio de mensajes no ASCII.

    Antes de enviar mensajes se debe estar seguro que se tiene bien configurado el cliente de correo; para ello se debe revisar:

    • Configuración MIME.
    • Que no se introducen formatos extraños
    • Que no se adjuntan automáticamente ficheros extraños.

    Para hacer una prueba puede enviar un mensaje a: echo@rediris.es que le contestará tal como lo vería usted, con su UA, el destinatario puede tener otros problemas.

    ¿ Cómo configurar de forma adecuada Outlook Express ?

  4. Pensar en el destinatario del mensaje.

    Antes de enviar un mensaje no sólo debes meditar el contenido sino pensar en el destinatario o los destinatarios, caso de una lista de distribución. Es decir no incluyas mensajes adjuntos (attachments) sino no estás seguro que el receptor lo puede visualizar.

    Hay que tener en cuenta que no todos los usuarios utilzan su mismo cliente (programa) de correo electrónico ni su mismo sistema operativo.

    Por lo tanto no utilice formatos o codificaciones propios en los mensajes sino los compatibles de Internet, sobre todo los formatos y codificaciones estándar MIME.

    Intenta NO enviar mensajes adjuntos binarios (gif, jpeg, zip, etc.) a listas de distribución; Internet ofrece otro tipo de aplicaciones para intercambiar información de este estilo.

    Es aconsejable ponerse en contacto con el destinatario antes de enviar un mensaje que no sea texto, por ejemplo, si deseamos enviar un fichero Word deberíamos preguntarle algo asi como:

       "Te voy a enviar un texto escrito en Word 6 o 
    superior y codificado con  MIME ¿Estás preparado?"
    Se deberá de desactivar cualquier opción que por defecto envie los mensajes en formato HTML tal y como implementan algunos paquetes de correo electrónico.

  5. Uuencode.

    Uuencode no es un estandard y por lo tanto no es compatible. Se debe de utilizar codificacion base64 tal como indican los estandares MIME.

    Muchas Estafetas de correo estropean mensajes con formatos uuencode. Existe un amplio abánico de codificadores y decodicadores UUENCODE, incluso variantes para PC,VMS y UNIX y no todos compatibles.

    En caso que desee enviar mensajes en formato uuencode lo mas razonable es que antes se pusiera en contaco con el destinatario para preguntarle si es capaz de decodificarlo (esta práctica deberia de ser habitaul con otros formatos).

    POR SUPUESTO A LISTAS DE DISTRIBUCIÓN NO DEBEN DE ENVIARSE MENSAJE EN FORMATO UUENCODE.

  6. Longitud de las lineas de los mensajes.

    Hay que configurar las líneas de los mensajes a menos de 80 columnas. 75 es un número aceptable. Este tema depende de varios factores que hay que ajustar: resolución de la pantalla (pixels horizontales), el tamaño de la letra, tamaño de la ventana y configuración del cliente de correo electrónico.

    Los clientes de correo electrónico que tengan la opción de formatear las lineas de un mensaje al leerlos y/o enviarlo sería interesante definirlo a 75 para dar un poco de margen a otros paquetes de correo utilizados por los destinatarios de sus mensajes.

    Si el texto no se reorganiza y visualiza líneas muy largas (que se salen por la parte derecha de la pantalla) tal vez sea porque su programa de correo electrónico es obsoleto o malo, y no tiene capacidad para reorganizar el texto; pero también es posible que se pueda modificar alguna opción de la configuración para que realice la adaptación.

    La opción mas sensata y que no conlleva mucho esfuerzo es formatear el mensaje a mano.

  7. Envio de caracteres españoles.

    Siempre que sea posible deben de enviarse los mensajes con caracteres españoles en el cuerpo. Esto permitirá expresarnos de forma correcta y con sentido.

    Para ello es recomendable utilizar mensajes de texto conteniendo caracteres especiales castellanos el tipo de codificacion MIME "Quoted-Printable". Hay que configurar el cliente de correo electrónico de esta forma, así por ejemplo:

    Netscape -> Mail & News Preference -> Composition -> Send and Post = MIME Compliat (Quoted Printable)

    Eudora -> Tools -> Options -> "Sending Mail" ->Activar(x) "May use Quoted-Printable"

    Es recomendable NO usar transferencias codificadas en 8 bits pues se puede encontrar problemas a la hora de atravesar otras estafetas de correo en Intenet y obtener errores como es:

    .... while talking to cc-server9.massey.ac.nz.:
>>> DATA
<<< 554 8BIT SMTP extension not supported
554 ... Service unavailable

  8. Responder correo.

    Antes de contestar a un mensaje personal o a través de una lista debe de tenerse en cuenta los siguientes puntos:

    • La cita completa del mensaje anterior que está replicando es totalmente INNECESARIA, sólo se debe de citar lo que se va a contestar y lo que sea imprescindible para entender el contexto del mensaje.

      Es muy recomendable tener deshabilitado la incorporación automática del texto original e incorporar lo que se desea citar con Copy+Paste. La forma de deshabilitarlo es:

      • Netscape Mail --> Options -> Mail and News Preferences -> Composition -> "Automatically quote original message ...." -> No

      • Eudora --> botón Reply -> CTRL+A

    • En foros de discusión es necesario explicitar a quién se está contestando, sobre qué tema, y en que momento de la conversación. Tener en cuenta que algunas veces la Red puede producir malas jugadas y ocasionar retrasos en la entrega de mensajes con lo que la secuencia de recepción puede perderse.

    • Antes de contestar a un mensaje de una forma visceral, es conveniente hacer una pausa y dejarlo para otro momento.

  9. Firmas automáticas.

    Es interesante la incorporación de firmas autómaticas con informacion adicional. Las firmas deben ser lo más concisas posible aunque quizás mas de 10 lineas empieza a ser molestas. Por supuesto las firmas no deben ser ficheros anexos.

    Es muy interesante que en la firma la primera linea sea -- (dos guiones), son caracteres entendidos por muchos servidores automáticos (servidores de listas etc) como el comienzo de la firma. Así por ejemplo un firma podria ser:

    
--
Margarita Pía
	Responsable de Comunicaciones de la T.I.A.

  10. Tamaño de los mensajes.

    Hay que tener cuidado con el tamaño de los mensajes. Incluir largos ficheros Word , Postcript o programas puede hacer su mensaje tan largo que tenga problemas de recepción, así como consumo de recursos innecesarios al receptor del mensaje.

    Las aplicaciones Internet hay que conocerlas y usar cada una para la finalidad con la que fueron diseñadas. El correo electrónico debe de ser usado con tamaños de mensajes moderados pues para tamaños grandes es mas útil usar FTP.

  11. Otros consejos.

    • La inclusión de frases con letras mayúscula en un mensaje indica que está gritando.

    • Utilice símbolos para enfatizar palabras o frases. Puedes utiliza el símbolo * para decir *esto es muy importante* o _remarcar esto otro_

    • Use smileys para indicar el tono de voz. Pero uselos con mesura.

    • Rellene el campo Subject: con una frase corta y descriptiva del contenido del mensaje.
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Actualizado el 13/06/2000
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